こんにちはToo採用担当の甲斐です。
今回はTooバックオフィスメンバー主催の社内イベント「バックオフィスWEEK」についてお話します。
「バックオフィスWEEK」はバックオフィスメンバーの業務内容や活動のアウトプットを主な目的として2022年にスタートしました。
（2022年の様子）
一般的にバックオフィス業務は、営業事務をはじめ、経理・総務・⼈事など企業活動に必要な⼿続きやお客様へのサービス活動を円滑に行うために必要不可⽋な仕事とされています。Tooのバックオフィスメンバーの業務も多岐に渡ります。札幌・仙台・東京・⼤阪・京都・名古屋・福岡の各拠点オフィスのメンバーが地域の枠を超えて連携しながらお客様へ対応をよりスムーズにしていくことなど、拠点間の業務オペレーションの標準化をはじめとした業務改善も継続的に行なっています。
「バックオフィスWEEK」はそんな取り組みのアウトプットや日常行なっている業務への相互理解を深めるためにもなくてはならないイベントの一つです。
3年目の今年のテーマは「仕組み化」。
メンバーからのベストプラクティスの共有や、今後より良い業務フローを作っていくためのディスカッションなどのセッションが4日間にわたって開催されました。
＜今回のセッション例＞
・セールス活動の仕組みづくり
・オペレーション再構築
・仕組み × ⼈ 〜仕組み化への道〜
これまでの取り組みや進行中のプロジェクトについてのセッションやテーマについて意見交換するディスカッションなども、部署を跨ぎそれぞれの観点も交えながら相互理解を深めていける時間です。
イベントの企画・運営はバックオフィスメンバーが中心になって行いますが、社員全員が自由に参加できます。セールスメンバーも一緒にセールスからバックオフィスまで一貫して「Too」としてお客様にどのように価値提供できるかを考えるセッションもあり、まさに社内の横連携を実感することができます。
コンテンツについても、2022年のイベント開始時の「取り組みの報告・共有」が中心の内容から、回を重ねるごとに「皆が自分ごと化してどう取り組むかのディスカッション」中心へとシフトしています。
また、新入社員はもちろんキャリア採用でこの1年の間に入社したメンバーも多数いる中で、普段行っている業務フローの意味合いの理解はもちろん、それぞれがチームメンバーとして何が必要かを考えながら業務や取り組みに参加していくやりがいを改めて感じる機会にもなっています。
また、この「バックオフィスWEEK」では普段は全国のオフィスからオンラインの会話をしているメンバーも、東京虎ノ門オフィス・平和島オフィスに集まってリアルのコミュニケーションをとれる機会でもあります。
期間中には社内で懇親会も開催され、普段業務で関わるメンバーはもちろん、初めてリアルで話すメンバーや普段は別の拠点で働く同期入社のキャリア採用メンバー同士の交流など、それぞれが拠点を超えたつながりを改めて実感する時間となったようです。
参加メンバーからは、
「普段オンラインで毎日のように話しているけれど、この数日リアルで話すことでお互いの距離がぐっと近くなったように感じました。これからはより一層相談も連携もしやすくなりそうです。」
「バックオフィスWEEKの取り組みが始まった頃はまだ、各オフィスそれぞれ独自のやり方で対応していました。それがここ数年で全国のオフィスで連携した業務ができるようルールを統一化して、実際に対応できてきている。連携の体制含めて信じられないほど進化していると思います！」
「今年初めて運営チームを経験しました。前回の担当者に話を聞いたりチームで何度も相談を重ねたり、お客様対応との兼ね合いもあり慌ただしい準備期間でしたが、普段とはまた違う気付きも多く視野を広げることができた本当にいい経験でした。これまでの運営の方にも改めて感謝の気持ちが生まれましたし、今度は私たちが次の担当の方の参考にしてもらえるように、引き継いでいこうと思います。」
と言った声も聞かれました。
Too にはいわゆる「事務職」という概念はありません。
チームワークをベースに他部門とも連携しながら必要な役割を果たしていくことがお客様へのサービスにつながっていく。だからこそ、個々が普段から目的を意識することや情報共有によって共通認識を持つことが必要だと考えています。
業務改善やオペレーションの再構築についても、個人や自部門だけが都合が良ければいいわけではない。お客様により良いサービスを提供するために「全体最適でみんなハッピーなオペレーション」を目指して取り組んでいます。
時代に合わせてサービスの多様化が進む中、メンバーそれぞれの視点を活かしながらチームワークで良い変化を重ね、今後も成長していきたいと考えています。
Tooのバックオフィス業務、またバックオフィス業務のDX化などシステム構築やサービス開発業務にご興味のある方はこちら（社員インタビュー／求人情報）もご参照ください。
まずはお話を聞いてみたいという方も、ぜひご連絡をお待ちしています！
