株式会社ヴィークレア様は2016年に設立された化粧品メーカーで、ヘアケア製品を中心とした企画・開発・販売をおこなっています。自社ブランドとして、ハチミツ美容をコンセプトにした「&honey（アンドハニー）」や高機能ナイトケアブランド「THERATIS（セラティス）」などを展開しています。
商品パッケージや説明書、外装箱などの社内回覧でのチェック作業をデジタル化するために、オンライン校正ツールのZiflowを導入されました。マーケティング本部 製品開発部 部長の松浦正靖様とクリエイティヴ部 企画グループの重信悠李様に、導入のきっかけや導入後の効果についてお話を伺いました。
コロナ禍での在宅勤務の増加と紙での回覧へのストレスがきっかけ
クリエイティヴ部企画グループでは、製品に関わるさまざまなパーツのデザインに携わっています。Ziflowは、製品開発部に原稿や薬事に関するチェックをおこなうのに利用するとともに、部署内でのデザインのアンケートやデザインに対する意見を集約するのにも活用しています。
製品に関わる印刷物全般のほかに、PR広告、公式サイト、動画、販促物や店頭POPなども扱っています。これらの制作は主に外部の制作会社に委託していますが、社内で内容やデザインのチェックにZiflowを利用しています。
Ziflowの導入のきっかけは、コロナ禍での在宅勤務の増加でした。それまで紙で回覧をしていましたが、出社日にしか回覧が進まない状況が課題となっていました。また、当時はオフィスが3フロアに分かれており、原稿の所在確認に時間がかかることも問題でした。
特に困っていたのは、原稿が行方不明になったり、回覧の進捗状況が把握できないことでした。最終決裁者に原稿が届く頃には締め切りが迫っており、残業を余儀なくされたり十分な確認時間が取れないこともありました。
それらの課題を解決するために、オンラインで回覧できるシステムの導入を検討し始めました。きっかけはコロナでしたが、年間で100以上の新製品がある中で、紙での回覧へのストレスや不具合を解消させたい思いも大きかったです。
直感的に使える操作性の良さが導入の決め手
Ziflowを含む3社のシステムを比較検討しましたが、Ziflow導入の決め手となったのは、その操作性の良さでした。直感的に使えること、コメントの入れやすさや画面の見やすさなどが他社製品と比べて優れていると感じました。社員がほぼ20代と若く新しいツールへの抵抗感が低かったことで、導入への障壁は少なかったです。
主に製品のラベルやパッケージ、説明書、外装箱のデザインなどの確認にZiflowを利用しています。1つの制作物に対し、5回6回と複数回の確認と修正を繰り返すことが多いです。基本的には最終チェックまでデジタルでおこない、最後に印刷物で目視確認をしています。
Ziflow導入で業務の遅延が減少して納期厳守が容易に
Ziflow導入により原稿確認にかかる時間が短縮されて、業務効率は大幅に向上しました。個人的な体感としては、1日あたり30分から1時間程度の時間削減につながったと感じています。在宅勤務や出張中でも確認作業ができるようになり、場所や時間の制約がなくなったことも大きな利点です。
以前は原稿の所在確認に多くの時間を費やしていましたが、今ではその手間がなくなりました。また、同時に複数の人が確認できるようになったため、回覧のスピードが格段に上がりました。以前は平均3〜4日かかっていた回覧が、現在では2日程度で完了することが多くなっています。ワークフロー全体で効率的に時間が使えるようになったと実感しています。
これらの効果により、業務の遅延が減少して納期厳守が容易になりました。ペーパーレス化も進み、印刷コストと保管スペースの削減にもつながっています。また、過去の確認履歴が電子的に保存されるメリットも大きいです。自動でデータとして証跡が残り続ける仕組みができたことで、会社として証跡をすべて残す方針になったことにも簡単に対応できました。
承認者の残業時間の減少にもつながっています。以前は夜遅くに大量の原稿を確認することもありましたが、現在では時間の融通が利くようになり、より効率的に作業できるようになりました。
ウェブサイトや動画のチェックにも利用していきたい
Ziflowでよく利用している便利な機能として、比較モードがあります。この機能により、複数のバージョンを2画面で並べて比較することができ、修正箇所の確認が容易になりました。紙を机に広げて確認するのに比べて、デバイス一つでわかりやすく比較できるので便利です。
ウェブサイトの確認には、デザイナーからページをPDFにしたものを受け取ってZiflowで確認していました。Ziflow上でテストサイトのURLから直接サイトを確認、校正できることをTooに教えていただいたので、今後はその方法で利用していきたいです。リンクのチェックもできるので、より校正の精度が上がることを期待します。
また、今後はSNSの投稿や動画の確認にもZiflowを使っていく予定です。動画の場合、秒数単位でコメントを入れた箇所がわかるので、細かく指示を入れられますし、指摘漏れも減らせると考えています。
きちんとした知識を持った方々にサポートしてもらえる安心感
Tooさんには、検討段階から丁寧で分かりやすい説明があり、しっかりサポートしてもらえそうだという印象を持ちました。当時はコロナ禍の影響でオンラインでのやり取りが中心でしたが、こちらの質問に対する返答も的確で、きちんとした知識を持った方々にサポートしていただける安心感がありました。
先日も説明会を開いてもらい、Ziflowでウェブサイトや動画を校正する機能など、今後の業務改善に役立つ情報を得ることができました。現在、一部の校正作業でまだ紙と併用している部分もあるので、完全にデジタル化する方法をご提案いただき、一緒に取り組んでいきたいと考えています。
※記載の内容は2024年9月現在のものです。内容は予告無く変更になる場合がございます。
