メディケア生命保険株式会社は、2010年に開業した住友生命グループの生命保険会社です。お客様の視点に立ったシンプルでわかりやすい保険商品の提供を目指し、わかりやすさと選びやすさを重視した商品パンフレットや広告の制作にも力を入れています。その保険商品の広告などの校正作業にProof Checker PROが活用されています。Proof Checker PROの導入のきっかけやその利用方法について、営業企画部副長の半羽佳夫様にお話を伺いました。
メディケア生命保険様の業務内容について
当社は2010年に開業した住友生命のグループ会社です。開業から4年5カ月で保有契約件数25万件を突破し、「お客さまにとって保険を身近なものにする」という指針のもと、2014年の7月からはインターネットでの保険申込を開始するなど、多様な顧客ニーズに対応すべく、更なるサービスの拡充を目指しています。
誤植の防止策として機械的にもチェックする方法を検討
Proof Checker PRO導入のきっかけ
この1～2年、保険商品数の増加や広告の本格展開にともない、パンフレットや広告の制作数が多くなってきました。それは喜ばしいことなのですが、一方で誤植リスクの増大の懸念も生じました。保険はお客様の生活を守る大切な商品ですので、小さなミスにより多大なご迷惑をおかけする可能性があります。そのため実効性のある対策を取る必要があり、基本である従来の人の目によるチェックに加え、機械的にも確認できる方法を検討することになりました。
いろいろな製品を検討している中で、わたしが前職の際に使用したことがあったProof Checker PROが候補に挙がりました。商品名を覚えていたので、ネットで検索して個別相談会に参加しました。その後試用版をお借りして、実際に社内で使用・検討を進め最終的に導入を決めました。
サポート体制も導入のポイントに
Proof Checker PRO導入のポイント
導入するソリューションを決める上で1番重視したポイントは、実業務においてしっかりと誤植防止ができるかという実効性の部分でした。もともと、Proof Checker PROがどのような製品かは知っていましたが、以前使用していた時より機能強化で性能が良くなっており、これならばすぐに業務での実効性が出てくるのではないかと感じました。
他の競合製品と比較して、コストと機能のバランスが良いところも魅力的でした。カタログやパンフレットだけでなく、約款やマニュアルなどページ数が多い制作物の校正にも耐えうるかという点でもこちらの求める性能に応える製品でした。
また、サポート体制が充実しているところも導入する上でポイントになりました。何かあればすぐに電話1本で対応してくれるTooのサポートは、ユーザーとしてとても安心できます。
200ページのマニュアル校正でも実力を発揮
社内での利用状況について
Proof Checker PROはしおり、約款、パンフレットなどの募集資料を作っている商品開発部門をはじめ、マニュアルを制作している部門、広告制作部門でも使用しています。Proof Checker PROを実際に使用しているスタッフの数は結構多いですね。最初の環境設定には少し知識が必要ですが、それ以外の操作は変更前後のファイルをフォルダに投げ込むだけで難しくないので、使い方を口頭で説明し、あとは簡単なメモを用意するだけで、誰でもすぐに使えていて、社内で割と早い段階で浸透しました。
ソフトウエア自体の使いやすさは活用度合に直結するので、導入してすぐに校正作業で使用されるようになったProof Checker PROは非常に操作性がわかりやすく、ストレスなく使える製品だと思います。
使用頻度としては、毎日誰かしらが必ず使っているという状態です。2〜3ページの広告やパンフレットで使用していることが多いのですが、マニュアルなど数百ページのものに使用することもあります。
この前、初めて200ページ程のマニュアルにProof Checker PROを使用したときは、制作担当者がその便利さと効率の良さに驚いていましたね。
社内審査前にはProof Checker PROでチェックを
運用フローについて
当社が扱う広告やパンフレットの多くは外部の制作会社と共に制作しており、校正段階で制作会社からデータをPDFで受け取り、Proof Checker PROを使用して照合しています。
どの制作物も印刷する前には、必ず社内のコンプライアンス部門で審査するのですが、人の目でチェックした上で「必要な修正箇所以外は変更していない」ことを証明するエビデンスとして、Proof Checker PROで校正をしたものをプリントアウトし、一緒に提出することもあります。そうすることで制作の早い段階でミスを減らすことができます。
新商品発売や既存商品の改定も多く、その都度行う社内審査の際にProof Checker PROで思わぬミスがないかどうかの確認ができるのは、結果的に時間の大幅な短縮につながっています。Proof Checker PROの導入の際にはコンプライアンス部門とも連携をしており、その存在と役割については認識もされています。
Web媒体でも月に2〜３個のPR記事を出稿していますが、他の印刷物と同様にWebページもPDFにしたものを制作会社から受け取ることで、Proof Checker PROで校正をし、また、社内で制作しているニュースリリースのPDFなども同様に校正することがあります。
「根拠と安心感」を持てることが何よりの導入効果
導入効果
2014年の7月に保険資料の大きな改訂があったのですが、その際の大量の制作物の校正にProof Checker PROが活躍しました。株主の変更があり、当社のロゴ部分が全て変更になりました。そのような改訂の際には、ロゴ部分が変わっているのを目で見て確認するのは当然ですが、それ以外の関係のない箇所が変わってしまっていないかをチェックするのは非常に大変です。
Proof Checker PROを使えば、ロゴだけが変わって、他の箇所は変わっていないということを機械的にチェックできるので、とても効率的で便利ですし、なにより人の目で見落としがちなものも、抜けなく確実に見つけられるので安心できます。
月3、4誌の雑誌に記事広告を出稿しているのですが、雑誌の場合は校了ギリギリになって修正が入ることもあり、Proof Checker PROのおかげでスピード感を持って対応できるので助かっています。
雑誌の場合、パンフレットなどと違って、出版社サイドの判断で修正を入れても、こちらには報告もない場合があります。保険商品を伝える上ではささいな表現でも誤った意味で読み取れないかシビアにチェックしないといけません。Proof Checker PROで、修正指示以外の箇所が変わっていないかどうかを、人の目に加え機械的にも校正をしたという裏付けがあるので、「根拠と安心感」を持って校正作業を進められるようになった点が何よりの導入効果だと感じています。
WebサイトもProof Checker PROでチェックしたい
Proof Checker PROへの要望
社内ではほとんどの資料をPowerPointやWordで作っていますが、そういった資料にProof Checker PROを使用する場合には必ずPDFにしないといけないので、それが少し手間になっています。スタッフそれぞれのPC環境の違いもあり、もう少し安易な方法でチェックできるようになると便利ですね。
また、Webサイトの修正などがあった場合の差分チェックがProof Checker PROでできると嬉しいですね。もちろん、これもPDFにすればある程度はできるのでしょうが、ブラウザからのPDF書き出しが上手くいかないこともあるので、なにか簡単な方法があるともっと活用範囲が広げられると思います。
まだ使い初めて数ヶ月ですが、確実に導入効果は出てきていますし、今後もProof Checker PROを活用し、わかりやすく信頼感を持っていただけるようなパンフレットや広告の制作に取り組んでいきたいと考えています。
TEL：03-5621-3310（代） ウェブサイト
Proof Checker PROは、数百ページあるような書籍やマニュアルの校正作業にニーズがあるだろうと考えていたので、制作・印刷会社様の導入が多かったのもうなずけました。しかし、単ページや数十ページのドキュメントでも校正ミスがあってはならないのは同様で、企業イメージに直結するパンフレットや契約書などは、特に神経を使うものだと思います。
校正箇所が1〜2箇所でも、それ以外の関係のない箇所が変わっていないかの全体チェックに費やす時間が、業務効率を悪くしていると多くのお客様からご相談を頂戴していました。Proof Checker PROの利点の１つは、変わっていない所は変わっていないと、ひと目で分かるところです。この点で導入のメリットがあったとお客様よりコメントを頂けたことで、お客様の業務効率化に役立っていることを実感でき、営業として本当に嬉しく感じました。今後ももっと多くのお客様に使っていただきたいですね。
