Box導入事例 株式会社サンジゲン 様

もともとは社内のFTPサーバーの代わりにしたいというのが検討のきっかけです。オンプレのFTPサーバーを外部の方とのやりとりに使っていましたが、もっとセキュリティを担保したいということになりました。調べていたら前々からTooさんで扱っていたBoxというのが、外部のコラボレータを扱えるということがわかり、もしかしていけるのではということになりました。
例えばFTPでは、このユーザーは本当に使っているのか？いまも使える必要があるのか？というのが不明瞭でした。データにしてもオンプレだとどうしても決められた容量内でなんとかしなければならない。FTPに置かれたまま放置されているデータも管理者としては「ちゃんとした場所に置いてください」とお願いするわけですが、やってもらえない場合もあります。容量を整理しようとなった場合にも消せなくて容量が不足するということがよくありました。

またどうしても社員の出入りがあるため、その人が外部の方々とやりとりしていたデータがどこにあるのかわからないとか、ローカルのパソコンの中身を探さないとわからないということが起きていました。その点、Boxで外部会社とのやりとりのフォルダが決められていれば、探せばそこにあるだろうということになります。そういう点でも移行のハードルは低かったと思います。

一番大きな恩恵は各種ファイルの再生機能によるものです。協力会社さんにできあがった映像を共有する必要があり、それまでは1枚1枚、Blu-rayやDVDに焼いて、ディスクの形で相手先に渡していました。いまはBox上でデータをダウンロードせずに再生してもらうことができるようになりました。セキュリティ的にもデータが外に出ないということを担保できます。ディスクの紛失や流出ということも避けられますし、ディスクに焼く時間も削減できました。

仕上がったものを見ていただく以外に途中経過の制作データのやりとりにも使っています。
デザイン画を元に3Dモデリングしたのを「これどうですか」と共有するのにも使ったりします。最近うちの会社がやっている「バンドリ」という作品では、音楽とか音声のやりとりが多いので、音響の会社とのデータ共有にも使用しています。ファイルのやりとりだけでもだいぶ助かっています。

フォルダの使用権限はルートだけ決めていますが、あとは現場の管理者に渡して権限をつけてもらっています。結局、制作については外部とのやりとりが大量に発生するので、そこにシステム管理者が介入すると制作が進みません。
同じ会社の人とやりとりするにあたっても、FTPサーバーの時代から技術の打ち合わせは技術の人と、撮影の打ち合わせは撮影の人とみたいな感じで、そのたびにFTPのフォルダ作ってくださいという依頼が来ていました。
いまは同じ会社のフォルダ内であれば、制作の現場で自由にフォルダ設定ができるようになったので我々も楽になったし、現場の人たちも頼まなくてよくなった。セキュリティ的にも、監査情報がちゃんと見られるので、誰が何をやっているのかわからない状況ではありません。

社内のファイルサーバーとしても活用しています。社内ではタグ機能の運用を明確に決めて使っています。Boxに置くデータは大量になるので検索可能にして社内ライブラリとして活用できるようにしています。
例えば、モブキャラと言われているような、賑やかしの汎用キャラクター用の3Dデータを使いたい場合、タグで「キャラクター」「女の子」などを検索すると、どんなデータがあるのか見ることができます。小物系や設定ファイルなども、すでに作ってあるものを再利用できます。
社内のサーバー内を探していた時代は、社歴の長い人はどこにどんなデータがあるというのを感覚的にわかっているのでたどりつけるけど、新人はわからなくて全然違うところを探していました。そのせいで仕事を任されてもできあがりが遅いなんていうこともありました。

書類もBox経由でもらえるようになりました。常にどこに置いてあるか把握できるし、同じところに置いてあれば経緯がわかります。メール添付するということをやめることができます。持ち歩けるPC内に書類が置いてあるのも危険ですので、とてもいいと思います。リンクだけ送ればいいし、招待ユーザーしか見ることができないので安心です。先方がBoxユーザーだと本当に楽ですね。

人材採用でも使っています。アップロードだけをさせる「ファイルリクエスト」機能がとても便利です。履歴書や作品をこのURLにあげてくださいと使っています。いままで、採用担当者も、郵便のやりとり自体がなくなり、所定のフォルダに集まってくるのでとてもよいと言っています。