Box導入事例 日進機工株式会社 様

魅力は容量無制限。 サーバー管理の手間やリスクを回避する

今後も使用容量が増えるだろうと考えると、容量無制限で使えるBoxに惹かれました。加えてファイルサーバーには、メンテナンスの手間という、見えないコストを感じていました。専任者がほぼいない状態での故障やトラブル、特に地方拠点ではサーバー管理業務がブラックボックスになっており、会社としても好ましくない状態でした。Boxを含めて5〜6社を検討しましたが、他のストレージサービスには、サーバー管理業務や容量制限がありました。途中で別のサービスへ移行したり、使用容量を変更するのは手間なので、ざっくりと費用面を試算して、Boxを導入しようと決めました。

Box Driveで社内定着を加速

2017年1月には、先行して地方拠点7箇所のファイルサーバーをBoxに移行しました。容量無制限なので、移行のためにデータをわざわざ整理する、といった手間は省きました。それでもBoxには検索機能があるので、必要なフォルダは見つけられます。現在も特別なルールはつくらずに運用しています。
社内浸透に不安もありましたが、先行導入では、とにかくまず社員にBoxを使ってもらうことを重視しました。デスクトップ・アプリケーションの「Box Drive」を使えば、デスクトップからBoxフォルダにアクセスできます。Box Driveの使用を広めて、現在では多くの社員が日常業務にBoxを利用しています。

その後、Box利用を希望する本社メンバーも徐々に増え、2018年6月に本社もBoxに本格移行しました。Box管理画面では、アカウント単位での使用率や活用度合いをチェックできるので、日々データ容量が増えている様子を確認できます。またBoxのモバイルアプリによって、スマートフォンからの利用も増えています。

「こう使いたい」現場の声に応える

デスクトップにあるデータをクラウドに上げて、メールやソフトウェアもID/パスワードでログインして使う……フルクラウドで場所や端末に依存しない、将来的にはそんな使い方になっていくと考えています。今後はシステムのクラウド化と並行してWi-Fi環境の整備を進め、ノートPCの割合を増やしていく予定です。 ITツール導入を進めていくと、現場から「こういう使い方がしたい」という声が上がってきます。むやみに使い方を制限するのではなく、現場の期待に応えるシステム環境を整えていきたいと考えています。