Box導入事例 株式会社ハイフライヤーズ 様

園どうしの情報共有でナレッジが10倍に増加、職員が他の園から学べるようになった

園児の名前が書かれた書類を外に持ち出すことにはリスクがあります。これまでマネージャー職である園長以外は書類の持ち出しを禁止されており、書類を見るには園に出向くしかありませんでした。一方で、各園で立てている保育計画など、複数拠点で共有したいナレッジもあります。Boxにより、10園で共有されるナレッジは10倍に増え、若い職員たちは自分の所属している園だけではなく、他の園ではどんな取り組みをしているか、活動時の注意点は何かを学べるようになりました。セキュリティの観点でも書類を外に持ち出さなくてよくなったのは非常にありがたいです。

職員の中には新しいITツールに苦手意識のある人も多かったのですが、「その書類はBoxに上げましょう」「こうやって共有したらどうですか」、会議後には「いま書類を共有したのでiPhoneで開いてみましょう」などアドバイスし、Boxに触れる機会を増やしました。その結果、印刷やメールなどの手間を減らせると実感してもらい、少しずつ職員たちにも浸透していきました。
システム導入を決めるときは、特にインターフェースにこだわって選んでいます。職員たちも最初の苦手意識こそありましたが、見やすく使いやすいので操作方法では特に苦労していないようです。
特にBox Noteを便利に使っています。週に1度、マネージャークラスが本社に集まってミーティングをするのですが、議題をBox Noteに事前に書き込み、内容を理解した上で会議に臨んでいます。議事録もリアルタイムに更新されるので、全員に伝わっているかを確認しながら会議を進めることができます。最後の5分間は全員で内容を振り返り、そのまま共有リンクで全職員に共有しています。

重複作業をカットでき、書類作成が効率的にできるように

Boxで書類の共有や管理体制を整えたことで、園ごとに行なっていた重複作業を省くことができました。弊社では、社内研修の位置付けで職員が複数拠点を行き来しており、園ごとのマニュアルやシフト表なども共有しています。書類はBox上で直接編集して更新できます。さらに共有することで、どこの園からでも常に最新版のものを確認でき、情報共有することで仕事が楽になるとあらためて実感しました。
また、本部の保育園を開設する業務では、30種類以上の申請書類を揃える必要があります。データ共有により、誰がどの書類をどこまで作成しているか進捗が可視化され、仕事を分担してプロジェクトを進めることができました。以前は、膨大な数のフォルダーでデスクトップ画面がいっぱいになっていたので……もうBoxがなかった状態には戻れません。

容量無制限のBoxで、紙書類の保管スペースを削減

書類の保管についても、我々はなるべく紙をなくそうと取り組んでいますが、業界全体をみると進んでいない部分もたくさんあります。他の保育園さんには心からBoxをおすすめしたいです。 以前は自治体による監査の度に、本部で保管している分厚い書類ファイルを園まで持ち運んでいました。紙書類をスキャンしてBoxに保管することで、現在ではMacBook 1台で済むようになりました。書類を持って行き忘れて再提出、なんてこともありません。保管期間が定められている書類も多く、各園で一定期間保管しなければいけない書類もあります。ただ保育では子ども一人あたりに必要な面積が定められているので、保管場所を広げるとその分、子どもたちを預かれなくなってしまいます。保管スペース削減のため、紙である必要がない書類はすべて容量無制限のBoxに保管しています。またクラウドなのでサーバー管理の手間が必要ない、これも我々にとってすごくありがたいポイントです。

弊社がMac中心ということで、Box社からTooさんをご紹介いただきました。私たちはITに関して専門的な知識はないので、Tooさんには、直接Boxと関係のないシステムや操作方法、専門的ではない質問にも丁寧にご回答いただきました。さらにBoxを活用していく、使いこなしていくというのが当面の目標なので、今後は導入後の電話サポートを活用させていただきたいと思います。

千葉市内で今後、30園くらいまで事業所を増やす予定です。Boxを導入していなかったら到底データや情報を共有できず、会社として成り立っていませんでした。保育園の数を増やすタイミングで導入できてよかったです。
まだ環境構築が完全ではないので、ここはどんどんやっていきたいです。いまはマネージャークラスがアカウントを持っており、現場の職員は共有リンクを通しての閲覧のみ。さらにセキュアな体制を整え、全職員がアカウントを持って仕事を始めるときにまずBoxを開く、ゆくゆくはそんな環境にしていきたいです。