Adobe Acrobat Sign導入事例 株式会社Sparty 様

山下様（以下、敬称略）：
私は、CTOとして主に技術的なインフラ整備を管轄しています。具体的にサイトの管理や、社員が業務の中で使うSaaSやサービスの管理をしています。また、パーソナライズヘアケア「Medulla」やパーソナライズスキンケア「Hotaru」、パーソナライズボディメイクサポート「Waitless」などの自社ブランドの運営と、店舗やコールセンター、物流の管理も担当しています。

弊社では 署名依頼できる回数をより柔軟に付与できるトランザクションライセンスで導入しています。会社の契約書を一括で管理している法務部や、採用、人事労務を担当する人事部が主に活用しています。

全体の契約書の約9割をAcrobat Signで運用

辻方様（以下、敬称略）：
当社における契約書の締結手続きのルールとして、各お取引先様にAcrobat Signによる電子署名での締結をお願いする、ということにしております。その結果、お取引先様のご要望で紙による締結や他の電子サインサービスの使用を希望される場合もありますが、それでも約9割のお取引先様にご理解いただき、Acrobat Signによる電子署名・契約書保管・管理を実施できている状況になります。

辻方：
Acrobat Signによる電子署名・契約書保管・管理を実施できるようになったことで、契約締結手続対応の遅れや紛失のリスクがほとんどなくなったことが一番大きい効果だと感じています。紙の契約書では、先方と当社担当者との間で書類を「送った」「送ってない」のすれ違いが起きたり、郵送いただいた書類が担当者のもとに保管されっぱなしになり法務で契約書締結完了の確認に時間がかかる、などさまざまなトラブルが起こっていました。Acrobat Signでは、To機能では署名をお願いしたい方のアドレスを、CC機能では進捗管理をする方のアドレスを登録することで、契約書締結プロセスを複数人でリアルタイムに確認できます。その結果、どこにアプローチすれば承認作業がスムーズに進むのかを把握できてストレスが軽減された、と嬉しい声が社内外から挙がっています。

また、以前は紙の契約書が各担当者のもとに届くと、法務が各部署を回って契約書を回収し押印する、相手方が押印した書類が担当者に届いたのか確認、届いている場合には法務に提出してもらう、法務が回収するという作業も必要であり不便でした。社員の入れ替わりもある中で、契約書の管理を各部署に任せてしまうと紛失率も高まるというリスクもあります。Acrobat Signの導入によって法務で契約書を一括管理できるようになり、紙の契約書が少なくなった結果、そのような回収作業も非常に少なくなりました。

契約書の管理は、Acrobat Signの中で完結しています。わざわざ管理表を作る手間を削減できました。また検索性もよく、契約書の確認作業が効率化されました。BCPの面からも、オンライン上に保管されているので安心感があります。印鑑を持ち運ぶ必要もありません。弊社はリアルでコミュニケーションをとることを大事にしているため、基本的に出社していますが、リモートの場合でも即座に対応できるところも利点だと感じています。

リマインド機能が充実。紙と比べ、時間と工数が半分ほど削減された

辻方：
Acrobat Signのリマインド機能はかなり活用しています。Acrobat Signのリマインド機能は「今すぐ」「時期を置いて」「完了まで毎日」の3種類があり、Acrobat Signで電子署名を依頼してから対応していただけない期間に応じて、使い分けできる点も利点だと感じています。紙の契約書の場合、署名押印のリマインドを送る際は、一度社内の担当者を介して先方へ連絡する必要がありましたが、Acrobat Signのリマインド機能を設定することで、リマインドを自動で代替してくれているので、ダイレクトに手早く連絡できます。特に契約書は、役員レベルのお客様と取り交わすことが多くなりますが、日中時間が空けられない方でも、隙間時間に対応していただけているようです。
あくまでイメージですが、紙と電子サインの場合を比較すると、1つの契約書を交わすのにかかる時間と工数が半分ほどは削減されたと思います。

辻方：
法務業務のDX化を進めていきたいと考えています。電子サインや契約書レビューの自動化については整えられていますが、契約書の更新作業の自動化は現在模索しているところです。また今後、法務業務で使う一連のツールを簡素化し、契約書周りのお客様とのやりとりが、シームレスにおこなえる体制を目指しています。

アドビ製品を一元管理。効率的な管理体制を整える

山下：
弊社ではAcrobat Signのほか、Creative CloudやAdobe Stockなど、さまざまなアドビ製品を導入しています。以前は、複数の窓口から購入しており、ユーザー管理が煩雑でした。Tooさんに購入窓口を一本化したことで、 アドビ製品を一元管理できるAdobe Admin Consoleの管理画面ですべてマネジメントできるようになりました。Acrobat Signも同じ管理画面から、署名依頼権の付与やユーザー管理をおこなっています。

現在Tooさんには、アドビ製品以外にも、 Apple専用のデバイス管理サービス Jamf Proの導入をサポートしてもらっています。わからないことや困ったことは都度相談しながら、今後、導入しているさまざまな製品の連携を高め、より効率的な管理体制を整えていきたいです。

Sparty様では、デザイナー様が広告やパッケージに使うストックフォトサービスAdobe StockやAdobe Creative Cloudをご活用されています。
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