近年は、業務効率化のために多くの企業がワークフローシステムの導入を進めています。ここではワークフローシステムのメリットや、ビジネスシーンで活用されている具体的なツールをご紹介します。
ワークフローとは
まずはワークフローとは何かについてご説明します。あわせてワークフロー作成による効果と、「ワークフローシステム」についてもご紹介します。
ワークフローの定義
ワークフローとは、業務における一連の流れのことです。多くの業務は社内外のさまざまな人によって進められます。このような業務の流れを図式化し、各作業の処理内容や役割分担、決裁者などを明確にしたものがワークフローです。
ワークフローを作ることで得られる効果
ワークフロー作成による効果のひとつは、担当者間の認識のずれによって起こるミスの防止です。業務を図式化し明確化することで、「誰が」「何を」「いつ」しなければいけないのかを関係者全員に周知することができます。このようにワークフローを作ることで、業務分担の振り分け忘れや必要文書の作成漏れを防止し、円滑に業務を進められるようになります。
加えて、業務の流れのなかでトラブルが起きた場合や効率化を行いたい場合にもワークフローは役に立ちます。フローチャートを作っておくことで、トラブルが起きた原因はどの工程か、どこを変えることで効率化できるかなどが検討しやすくなるでしょう。
「ワークフローシステム」とは？
ワークフローをコンピューターに組み込み、システム化したものがワークフローシステムです。ワークフローに従い、作成した資料を電子化し、稟議書や報告書、届出申請、通知書などの承認をシステム上で行うことができるようになります。資料を紙媒体で作成した場合、人の手を介すので、その結果として手間と時間が余計に必要になります。ワークフローをシステム化することにより、業務を迅速に行うことが可能になるのです。
ワークフローシステムのメリットとは
次に、ワークフローシステムを導入することでどのようなメリットがあるかご紹介します。
業務効率化
一つのシステムに資料を集中させることにより、過去の案件や他のシステムで作成された資料が確認しやすくなります。そのため、データの利用や流用が行いやすくなり、資料作成にかける時間を短縮することが可能です。また、システムの定期的なアップデートにより、業務改善につながることもあります。
スピード
ワークフローシステムの申請や承認はすべてシステム上で行われ、データから簡単に申請・承認を行えます。紙媒体では資料のやり取りに時間がかかることもあるので、システムを活用することでより早く処理できるようになります。また、ノートパソコンやタブレットなどを使うことで、外出先や自宅などで申請・承認作業が可能になります。「働き方改革」が叫ばれる昨今、作業をするのに場所や時間を選ばないことは、今の時代に求められている重要な要素といえるでしょう。
正確な進捗管理
申請書などの状況がシステム上で確認できるようになるため、申請書が作成されているか、承認がどこで止まっているのかなどの進捗が正確に確認できます。紙媒体では、申請者や承認者が誰かをその都度調べる必要があり、場合によっては手違いによる資料の紛失・破損も起こりえますが、システム上で行うワークフローシステムではそのような心配はありません。
内部統制強化
申請書のフォーマットデータや資料の承認ルートを一元管理することで、必要な情報が適切な人に伝わっているかを確認できます。承認ルートが可視化された状態で保存されるので、証跡や決済情報が承認後も残り、コンプライアンスの強化にもつながります。
ペーパーレス化
紙媒体でのやり取りをなくすことで、ペーパーレス化によるコストカットが実現できます。紙媒体は、紙代だけでなく、プリンターのインクや電気代、FAXの通信代、郵送費などさまざまなコストがかかります。ペーパーレス化により、これらすべてのコストが削減できることは大きなメリットと言えます。
また、紙媒体での保存が必要なくなることから、保管スペースの削減にもつながります。さらにペーパーレス化によりすべてのデータをシステム上に保管することから、資料の検索がシステム上で行えるようになります。資料の探索が容易になり、なおかつ紛失の心配も無くなります。
便利なワークフローシステムツール
最後に、実際に企業で導入されているワークフローシステムツールについてご紹介します。
Questetra BPM Suite
多くのパソコン向けアプリと同様、ドラッグとドロップで視覚的に業務フローを設計することが可能です。G SuiteやBacklog、後にご紹介するKintoneなど他システムとの連携もできます。
Kintone
アプリをフルオーダーメイドで作ることができ、自社が必要とする仕様に準じたシステムにすることができます。フルオーダーメイドだからこそ運用開始以降も自由にシステムの修正や追加が可能です。さらに、APIを利用した他システムやサービスとの連携ができます。「ワークフロー（社内申請管理）パック」では、交通費申請、出張申請、物品購入申請の3種類をまとめたサービスも提供しています。
ドキュサイン（DocuSign）
企業のペーパーレス化を加速させる電子署名サービスです。資料の交換や署名捺印をすべてクラウド上で実現できます。オープンAPIが提供されており、他のクラウドサービスなどと簡単に連携することができます。全自動で電子署名ができるので、場所や時間を選ばず業務処理が行えます。
クラウドサイン
弁護士ドットコム株式会社により提供されている電子契約サービスです。クラウド上で円滑に契約締結でき、わずか数分の間に作業を完結させることが可能です。契約書はクラウド上で一元管理され、コンプライアンス面でも大きなメリットがあります。
Box Relay
直感的な設計が可能となっているシステムであることから、IT部門に依頼することなく誰でもワークフローの設計や編集が可能です。Office 365やAdobeなどビジネスで頻繁に使われるツールとも統合されています。
ワークフローシステムの適切な利用は業務効率化につながる
現在は「働き方改革」実現のため、業務の効率化による労働時間の短縮が社会的に求められています。今回ご紹介したワークフローシステムの導入によって、業務効率化を実現させてみてはいかがでしょうか。
