ToDoリストを作って、今日やるべき仕事をひとつずつつぶしていく。これはタスク管理のひとつの方法です。しかし、複数のプロジェクトが同時並行しタスクの数が多くなってくると、うまくいかない場合もあります。タスクの進み具合や締め切りのスケジュール管理が複雑になり、仕事の優先順位が分かりづらくなるからです。さらに、一つひとつのタスクに同僚との共同作業や日程調整が絡むと、より困難な状況に陥ります。自分が扱っている仕事の全体像が見えず、時間配分やペース配分が分からなくなると、ストレスがたまると同時に、仕事の効率も低下してしまいます。現在では、そのような状況を打開する優秀なITツールがあります。今回は、タスク管理に役立つ便利ツールをご紹介します。
タスク管理が重要な理由
タスク（task）とは、一定の期間内に達成すべき仕事です。単に課題や職務とも呼ばれます。一度にひとつのタスクしかできないことがシングルタスクで、複数のタスクを同時並行的に処理することはマルチタスクといいます。例えば、スマートフォンで複数のアプリを同時に起動できる機能がマルチタスクです。
仕事量が多かったり、締め切りなどのスケジュールが流動的だったりする場合、マルチタスク管理はより重要になります。タスク管理をしっかり行うことで、複数の仕事を効率的に処理できるからです。現在とりかかっているタスクの進捗状況や、締め切りが近づいているタスクなど、同時進行している複数の作業を一元的に管理することができれば、仕事の優先順位をつけるなどしてより効率的に仕事を進めることができます。
複数名で行うプロジェクトの場合、チームおよび個々のタスク管理がしっかりとできていれば、チームメンバー間で進捗を確認しながら進められるので、プロジェクト全体の正確な進捗管理が可能になります。プロジェクトの進捗を共有することで、メンバー一人ひとりがプロジェクトの全体像を把握できるようになり、仕事の精度が上がります。
タスク管理のポイント
タスク管理を行ううえでのポイントは3つあります。
- 優先順位を決める
- スケジュールを決める
- スケジュールを可視化・共有する
タスク管理を行うには、まずやるべきタスクの優先順位の決定が必要です。重要度と緊急度でタスクを振り分けるのが一般的です。重要度はそのタスクの進行がプロジェクトへどれくらい影響を及ぼすか、緊急度はそのタスクの締め切りまでの時間です。各タスクの重要度と緊急度を考慮しながらタスクの優先順位を決定していきます。
次に、各タスクを「誰が」「いつまでに」「どれを終わらせるか」を決定してスケジュールに落とし込みます。メンバーがそろわない、スケジュール通りに進まない、トラブルが発生したなど、不測の事態が起こることはよくあるので、ある程度の時間的余裕をもたせてスケジュールを組みます。
最後に、決定したスケジュールを可視化し、プロジェクトメンバー全員で共有できるようにします。タスクの計画や進捗を棒グラフで分かりやすく表示するガントチャートを利用すれば、「情報の可視化」と「情報の共有」をチーム内で同時にできます。ガントチャートのタスクごとに担当者を割り当てれば、プロジェクト全体のタスク量、担当者、日程、進捗状況が一元的に可視化でき、メンバー全員でプロジェクトに必要な情報を共有できます。トラブル発生やスケジュールの遅延がおきても、チーム内で情報共有ができていれば臨機応変に対応することが可能です。
タスク管理を効率化できる３つのおすすめツール
タスク管理を行うときに使用するガントチャートは、Excelで作成することができます。しかし現在は、より高度な機能を備えたタスク管理専用のツールが多く開発されています。タスク管理を効率化する便利なツールをご紹介します。
AdFlow
AdFlowは、クリエイティブ制作に特化したプロジェクト管理ツールです。バナー、ランディングページ、アパレルの販促物など、クリエイティブ系のプロジェクトのタスク管理を得意とします。そのため、広告代理店、ECサイト、アパレル業界、Web制作会社など、多岐にわたる業種・業界で活用されています。AdFlowは制作物ができあがっていく全過程を、フロー全般にわたって「見える化」できるのが大きな特長です。
スケジュール管理機能
制作物の納期の日付を読み取ることによって、案件のスケジュールを自動生成することができます。さらに担当者基準でスケジュールを確認できる機能もあります。現在進行しているすべての案件の進捗状況を一元的に把握できます。
案件オーダー機能
頻繁に使われる制作物はテンプレート化されています。統一フォーマットを利用するので、制作指示を整理する必要がありません。
バージョン管理
修正が増えるにつれ、最新バージョンがわからなくなるのは制作物を作るうえでよくあることです。修正の世代管理が「見える化」されているので、過去のメールを一つひとつ探す必要はなく、最新のデータファイルをすぐに発見できます。
修正指示機能
AdFlow上で制作物に直接修正指示を入れることができます。パワーポイントやPDF、メールのやり取りが不要になり、システム上ですべてが完結します。
メッセージチャット機能
AdFlow上で案件に紐付いたメッセージのやり取りができます。わざわざメールを確認する必要がなくなり、添付ファイルも一元的に扱えます。
ライブラリー機能
完成した制作物は、自動的にデータベース化されるので、パソコン内のフォルダを探し回る必要がなくなります。過去の制作物に対するクライアントからの問い合わせにも即座に対応できます。
Tocaro
Tocaroは、ビジネスでのコミュニケーションを円滑にする情報共有ツールです。ビジネスシーンで必要になる、あらゆる情報共有機能が備わっています。シンプルで快適なチャット機能やファイルのプレビュー、通知機能など、チームメンバー内で情報共有を素早く行うことができます。ファイル形式にかかわらず、あらゆるファイルをアップロード、共有できます。
ビデオ会議機能もあるので、出張先や外出先でも簡単にミーティングを行うことができます。タスク管理機能も充実しており、タスクの優先順位、進捗状況、担当者など、プロジェクトにおいて重要な部分を網羅的に共有できます。さらに、取引先やクライアントの連絡先を自動分類できるので、社内だけでなく社外とのコミュニケーションも円滑に行えます。
また、後から必要になった情報を検索したいときに、グループやメッセージの種類にかかわらず、横断的に検索を行うことができます。
Dropbox Paper
Dropbox Paperは、Dropbox に付属している、クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメントです。ドキュメントの中でタスクの割り当て、To-doリストの作成などが利用できます。
ドキュメントの中に自由に配置できるTo-doリストで、プロジェクトのタスクをチームメンバーに振り分けることができます。タスクごとに締め切りを設けてリマインダー機能を利用することで、進行の遅れを防ぎます。Googleカレンダーと連携させることができるので、プロジェクトの予定はカレンダーにすべて反映されます。日ごとの議事録やディスカッションの内容を簡単に参照することも可能です。
ドキュメントはチームメンバーで共有でき、共同編集できます。メンバーと同時並行で編集できるので、業務が今まで以上にはかどるでしょう。To-doリストやタスクの締め切りを通知する機能もあるので、重要な事項を見逃すこともありません。チームのコミュニケーションツールとしてSlackを利用している場合は、Dropbox Paperと統合することで画面を切り替えることなくドキュメントを検索できます。逆に、Slackで Dropbox Paperのドキュメントのプレビューを参照することも可能で、業務効率がアップします。
タスク管理ツールで業務効率化
タスク管理というとExcelや付箋でToDoリストを作るのが一般的でしたが、便利なITツールを使えば、チームメンバーを交えながらプロジェクト単位でタスク管理を効率化できます。日常業務のストレスを少しでも軽減し、業務効率化を図るために、さまざまな工夫を取り入れていきましょう。
