昔から「報連相（ほうれんそう）」に代表されるような社内コミュニケーションは、日本企業で重要視されてきました。社内コミュニケーションには、報連相のような業務に直結するものだけでなく、従業員のモチベーションを高めるものもあります。今回は、社内コミュニケーションの重要性を改めて見直し、社内コミュニケーションを活性化させる施策や事例をご紹介します。
なぜ社内コミュニケーションが重要なのか
人間が生きていくうえで、他者とのコミュニケーションが大切であることは当たり前ですが、特に企業組織において社内コミュニケーションが重要視される理由はどこにあるのでしょうか。
主な理由としては、「業務効率化、生産性向上」「モチベーションアップ」「離職率低下」の3つが考えられます。ただ単に他者とコミュニケーションを取るのではなく、ビジネスシーンでいかに他者と意思疎通を図るかがポイントです。上司が部下に命令する、同僚に情報伝達するような一方的なコミュニケーションではなく、「情報を共有し合う」ことがビジネスでは求められます。上記の3つのポイントについて、詳細を見ていきましょう。
業務効率化、生産性向上
日本のビジネス慣習において「報連相」が重視されているのは、業務の効率化や生産性の向上に直結するからです。「現場で得た情報や問題を素早く上司に伝え、次の施策を考える」「問題がある場合は、早めに打開策を提示し、問題解決を図る」「部下だけでは手に負えない案件は上司がすぐにフォローする」といったビジネスの連携プレーを円滑に進めるには、社内のコミュニケーションが欠かせません。
モチベーションアップ
上司と部下のコミュニケーション、同僚とのコミュニケーションは、職場における人間関係の善し悪しを左右します。どんなに仕事がつらくても、良い人間関係が築かれた職場なら、乗り越えるためのモチベーションも維持できるでしょう。「どんな仕事をするか」だけでなく、「誰と仕事するか」も仕事のモチベーションになります。その人間関係を築くためには、円滑な社内コミュニケーションは重要なのです。
離職率低下
社内コミュニケーションが十分に取れている職場は、社員間の情報共有が豊富といえます。部下や同僚の労働環境・精神状態をコミュニケーションのなかで把握できていれば、離職を未然に防ぐことができます。人間関係が良好であれば、定年まで働き続けたいと希望する社員も多いでしょう。
社内コミュニケーションを活性化させるポイント
社内コミュニケーションには、大きく2つの種類があります。それぞれのコミュニケーションを活性化するポイントについて見てみましょう。
業務を行なううえで欠かせないコミュニケーション
前述の通り、業務をスムーズに行なううえで「報連相」は重要です。では、報連相を徹底するには、どのようなことを行うとよいのでしょうか。まず、報告や連絡をする側（部下）に対して、研修を行うことが大切です。どのような時に報連相が必要になるかを教えることで、普段から報連相を意識するようになるでしょう。また、報告や連絡を受ける側（上司）は、報連相に対する意識を変えることが大切です。「報連相は部下が行うもの」と思い込んでいる人もいるのではないでしょうか。部下からの報連相を待つのではなく、上司自身が部下に積極的に話しかけることも重要です。忙しい上司の様子を見て、部下が「報連相がしづらい」と感じていることもあります。「報連相がしやすい雰囲気づくり」を心がけましょう。
従業員のモチベーションを高めるコミュニケーション
従業員のモチベーションを高めるためにも、社内のコミュニケーションは欠かせません。昔からある方法といえばいわゆる飲み会ですが、最近では敬遠される場合も多いようです。しかし、気心が知れた仲間であれば依然として有効な方法です。
場を提供することも重要です。社内にコミュニケーションスペースを設ける企業も多くなっています。コミュニケーションスペースに飲料の自動販売機などを設置し、居合わせる機会を創出します。初めは雑談から始まるかも知れませんが、コミュニケーションをとっているうちにビジネスにつながるヒントが得られるなどのケースもあります。
最近では一人一台スマートフォンを導入している企業も多くなっており、メッセージのやりとりなどコミュニケーションツールとして活用されています。飲み会のような直接的なコミュニケーションではなく、そういったモバイルデバイスを活用する方法も増えてきています。
そこで注目されているのが「ありがとう（感謝）」が伝えやすい企業の文化を、ITツールの活用によって創出する取り組みです。
感謝の言葉は社内コミュニケーションにおける基本的なものですが、日本人のシャイな国民性を反映してか、なおざりになる部分でもあります。他者に感謝することの重要性を頭の中では理解していても、面と向かって感謝するには抵抗があるかもしれません。毎日お互いにサポートしながら仕事をしているにもかかわらず、それが当たり前になっている可能性もあります。
ITツールを活用したコミュニケーション活性化ツールの一つに、「Rigato（リガート）」があります。Rigatoは、「ありがとう」を見える化する、人事評価サポートサービスです。
スマートフォンやパソコンを利用して、「ありがとう」と思った瞬間に、直感的な操作ですぐに感謝の気持ちを伝えることができます。些細なことでも他者から感謝されれば、仕事へのモチベーションにつながるものです。仕事上の助言や指示なども、感謝を織り交ぜて行えば、前向きに受け取ってもらえる可能性が高いでしょう。コミュニケーションが円滑であれば、業務で問題が発生したときに迅速な対応が可能になり、業務効率がアップし、生産性が高まります。サービスにゲーム要素が取り入れられているので、飽きにくく持続性を持たせるような工夫もあります。
また、このサービスはただ単に感謝を伝えるだけではなく、感謝の中身を定量的に分析し、個人の特性把握や人事評価、人材育成に活用することもできます。社員や組織を正確に評価するため、100以上の評価軸が設定されており、あらゆる業種にマッチするように設計されています。もちろんマルチデバイス対応なので、スマートフォン、タブレット端末、パソコンと、あらゆるデバイスで利用できます。
このようなコミュニケーションツールを活用すれば、コミュニケーション自体が見える化されるため、コミュニケーションを促すことができるというわけです。
社内コミュニケーションを活性化させる取り組み
従業員のモチベーションを高めるコミュニケーションを活性化させるために、独自の試みや仕組みを作っている企業もあります。 下記に4つの企業の取り組みをご紹介します。
A社「社長とランチ」
A社では、社長と一定期間業務経験のある社員が1対1でランチを一緒に食べるという取り組みを導入しています。通常、社長と社員が1対1で面と向かって話す機会はほとんどないので、社員にとっては刺激的なイベントです。職場での問題意識や会社への提案など、日常業務では相談できないことを組織のトップに直接伝えられる良いチャンスとなっています。
B社「合宿」
B社では、人間関係を良好にするために3ヶ月に1回、2泊3日の合宿研修を行っています。会社の優先順位の2番目を「人間関係」として（1番目は健康）、上司・部下・同僚との相互理解や企業組織の理解を深めています。
C社「まかない」
レシピアプリを開発しているC社には、社員が自由に使えるキッチンがあります。社員同士で「まかない」を作り、一緒に食事をすることで活発な社内コミュニケーションが生まれています。ユーザーから投稿されたレシピで作った料理がランチになることが日常です。
D社「チャットツール」「イベント」「食堂・カフェ」
D社では、IT企業らしく内製のチャットツールが活用されています。社員同士や、役員や他部署の人とも気軽にコミュニケーションが取れるシステムになっています。そのほか、社員がミーティングやイベントを通して直接コミュニケーションを図れる場として、食堂やカフェが設置されています。
会社の規模にかかわらず、民間企業はさまざまなアイデアで社内コミュニケーションを活性化させる努力をしていることが分かります。
ITツールの活用によって社内コミュニケーション強化を！
企業には、従来の「報連相」にくわえ、従業員のモチベーションアップにつながるような社内コミュニケーションが求められています。社内イベントや共有スペースを活用することで、人間関係を円滑化する機会を増やすことが可能です。さらに便利なITツールを利用することで、効率の良い社内コミュニケーションをめざすことができるでしょう。
例えば、前出のRigatoのほかにも、TocaroやZoomというサービスもあります。Tocaroはチャット機能やファイル共有、ビデオ会議などで社員同士のコラボレーションを促進させます。Web会議システムのZoomは、テレワークやビデオ会議を高画質・クリアな音声で可能にします。場所や時間、デバイスを選ばずに社員同士がコミュニケーションを取れる便利なツールです。こうした新しいサービスは次々と生まれているので、最新のITツールのなかから、自社にあったツールを探してみましょう。
