柔軟な働き方を目指して、ペーパーレスを推進しようとしている企業が増えています。紙があることによって、紙がある場所まで行かないと仕事が進められず、柔軟な働き方に対応できなくなっていることが原因です。
しかしペーパーレスを進めようとすると、早々に契約書をどうしようかという問題にぶつかるのではないでしょうか？これまでの契約書の取り扱いは、お互いに法務チェックなどをして、合意が取れた上で出力・製本し、場合によっては収入印紙を貼付の上、相手先に送付します。そして返信されてきたものを保管するというのが一般的な流れで非常に手間がかかりました。
契約書は紙で締結し、保管しなければいけないことがペーパーレスを阻害する一つの大きな要因でしたが、現在は法改正され、紙で保管することが必須ではなくなりました。政府もペーパーレス化を推奨しています。
企業で使用される文書の電子化には、「電子帳簿保存法」という法律が関係しています。この法律でも帳簿や決算関係の書類、契約書、領収書といった書類の電子保存は認められていましたが、領収書の場合は金額が3万円未満のものに限るなどの制限がありました。また、紙の書類をスキャンして保存することは認められておらず、書類に電子署名を付与しなければならなかったのです。
しかし2016年1月から、法律の改正によって3万円という制限が撤廃され、すべての契約書・領収書は電子保存ができるようになりました。さらに2017年1月からは、領収書や請求書をスマホで撮影して電子化することも認められています。スマホでの撮影まで認められているということを知らない方も多いと思います。
さらに2019年５月にはデジタルファースト（手続）法案が成立し、身近なところでも電子化によるペーパーレスの利便性を感じる機会が増えてきそうです。
デジタルファースト法案とは、行政手続きのデジタル化を認め推し進めていくものです。デジタル化の基本原則も掲げられています。（内閣官房：デジタル手続法案※の概要1（PDF） ）
デジタル化の基本原則
- デジタルファースト：個々の手続・サービスが一貫してデジタルで完結する
- ワンスオンリー：一度提出した情報は、二度提出することを不要とする
- コネクテッド・ワンストップ：民間サービスを含め、複数の手続・サービスをワンストップで実現する
例えば、引越しの際など、同じ住民票なのに複数の行政窓口に提出したりということが必要でしたが、今後はそういった手続もオンラインで一度に行えるようになります。
これまでこういったデジタル化に、民間企業と比べると特に遅れていた行政が、自ら率先して対応していこうとしていることもあり、民間企業でもペーパーレスの流れが加速することが考えられます。
つまり、ペーパーレスの阻害要因の一つだった契約書保管の電子化が進んでいくと考えられます。すでに海外では電子署名は一般的となっているため、海外からの契約書等が電子契約サービスで送られてきたという体験をされている方もいるかと思います。
電子契約になることでのメリット
日本の商習慣として印鑑文化が根強く残っていることもあり、これまで電子契約はなかなか理解されずに、進んできませんでした。しかし、本来は契約書には何かしらのマークをするという合意表明で契約自体は成立します。（口約束でも契約は成立します。）では、電子署名での契約になることによって、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ペーパーレス・データ化
柔軟な働き方に対応するためには、どこでも取り扱えるよう電子化されている必要があります。これまでのように捺印をするために会社に行かなくてはいけないということがなくなります。
また、電子化することによって、保管する場所も不要になり、さらに検索性も高くなります。
安全/電子証明書
電子契約に不安を持たれている方もいらっしゃるでしょう。しかし電子契約では、ログがしっかりと残るため、誰が・どういった端末で・どこで署名したかも記録された証明書も発行されます。暗号化、改ざん防止などの機能も搭載されているものがほとんどです。紙での契約書よりも安全性は担保されています。
業務スピード
ビジネスでは求められるスピードが上がる一方です。契約締結されないと次のステップに進めないという時に、印刷・製本して郵送、捺印できる権限を持つ人が出張に出ているとなると、多くの時間をロスしてしまいます。
また、返ってきた書類に記入漏れがあり再度送り直して、などということを繰り返していると、さらに時間がかかってしまいます。電子契約であれば、必須項目に入力されていないと完了できないということもできます。これまで数日〜数週間かかっていたものが24時間以内に回収できるというだけでも、ビジネスメリットは大きいのではないでしょうか。
コスト
契約書に収入印紙を貼るという場面も多くあるかと思います。電子で契約が完了している場合は、収入印紙を貼らなくても良いと認められています。契約金額が大きくなると、収入印紙のコスト負担も大きくなります。
電子署名になることでのデメリット
メリットだけならもっと早く契約書の電子化によるペーパーレスは進んでいるはずなので、デメリットも考えられます。
オペレーションが変わる
電子契約になることで、これまで紙で行ってきた作業のオペレーションが変わります。新しいことに抵抗があり、従来の慣れたやり方が良いという方もいます。
契約業務なので相手が対応してくれるかどうか
まだ日本では一般的になってきていないことから、相手側にも電子契約の確認・説明をする必要が生じます。
電子化できないものもある
定期借地契約や定期建物賃貸借契約など、書面での契約が義務付けられているものもあります。
電子契約の活用事例
では、実際電子契約がどのように使われているのかをご紹介致します。
エイベックス株式会社
新しいオフィスでは全従業員の座席がフリーアドレスとなり、以前から推進していた業務のペーパーレス化が加速しました。それに伴い、契約部門でも紙の削減が課題となり、紙による契約は煩雑なので簡素化したいという以前からの考えが加速され、電子契約サービスのドキュサインを導入しました。
アーティスト、広告代理店、放送局をはじめとした様々な相手先との契約は年間数千件を超え、かつ1 件の契約書に複数の契約者がいることが多く、これをデジタル化し、業務効率化しています。
例えば、多忙で常に移動しているアーティストの方々に印刷した契約書を郵送、もしくは手渡しして署名捺印してもらうのは、非常に時間のかかる作業でした。それが電子契約だと、スマホで契約書を確認してタップしてもらうだけで署名捺印し契約が締結できるので、双方にとって大きなメリットがあります。
映画やアニメの制作は製作委員会を作って行うので、プロジェクトによっては契約書の署名者が10人を超えることがあります。そうなると、予定を合わせ一度に集まって署名捺印してもらうのは難しく、一人ひとり署名捺印して次の人に郵送、となると途方もない時間がかかります。さらに契約内容に修正がでると最初からやり直しになってしまいます。この課題がドキュサインを使うことで解決されました。
RIZAP株式会社
人事部門で、雇用契約をメインに電子契約サービスのクラウドサインを利用しています。また、雇用契約や処遇改定時の条件通知書、数百名在籍している契約社員やパート社員の方の契約更新にもクラウドサインを利用しています。現在はトータルで年間1,000件近い数の契約書類をやりとりされているそうです。
以前は契約書類絡みの仕事で毎日夜中まで残業することもあったそうですが、今は確実に労働時間が減って、契約書類にかかわる作業は半分以下になったということです。コストも全体的におおよそ半減されているということで、大きな効果を感じられるとのこと。組織としての成長や変化のスピードが早く、それらの手続きで契約書類に変更が生じた場合でも、クラウドサインにしたことで楽に対応できるようになったそうです。
営業/渉外担当
営業は、お客様とのやり取りで紙の書類を扱うことが多い職種です。新規顧客との取引開始の書類や受注業務など種類も多岐に渡ります。特に注文書は、営業成績にも関わる部分なので、回収をスムーズに行えるとスピード感を持って発注業務に取りかかることができます。
しかし、口頭で注文の意思をいただいたとしても、注文書の取得に時間がかかってしまうケースもあります。捺印ができる権限を持たれている方が出張に出られていることなどが考えられますが、こういった際に電子契約を利用することで、回収がスピーディーに行えるようになりました。お客様の担当者もスムーズに行えることに安心感を覚えていただくことができ、また捺印権限を持たれている方からも、帰社してからの業務が外出先で行えるようになったことで、業務効率化を図れたということです。
人事
新規採用時の書類のやり取りで利用されているケースが多くあります。採用時のNDAや書類手続きでの運用です。優秀な人材を採用することが難しくなっている今日、書類のやり取りで時間がかかっている間に、他社からより良い条件がオファーされてしまい、採用をのがしてしまうということもあります。
2019年４月から、これまで書面での交付が義務付けられていた労働条件通知書の電子化が認められました。こういった流れを受けて電子契約を採用されている企業が増えてきているようです。
アルバイトやパートの雇用契約でも利用されているケースが増えています。これまでは本社が店舗に雇用契約書を送り、店長が対応することが多かったのですが、電子化することによって、本社が直接アルバイトやパートの方とやり取りができるようになりました。店長の業務を省力化でき、本社側でも効率化につながっています。
他のサービスとの連携
お客様登録が必要なケースでは、まずEメールでExcelの入力依頼を行い、お客様はいったんプリントしてから捺印、それをスキャンした上で返信し、別途原本を郵送されていました。バックオフィスではPDF化された登録書を顧客管理システムに入力し直すという作業をされていました。
電子化することで、お客様が電子契約サービスで入力したデータが、顧客管理システムに自動的に登録されるという連携が可能になりました。これにより１件にかかる登録作業が大幅に削減され、他の業務へ時間を充てられるという効果がありました。
ペーパーレスは目的意識を持って取り組む
ペーパーレスを全て一気にやることは難しいです。これまで慣れてきたやり方を変えるというのはストレスを感じられる方もいるからです。実現するには目的意識を共有し、どこから手をつけていくのかを明確にする必要があります。現場の方々が、電子化することで大きなメリットを感じるものから始めていくと理解も得られやすくなります。
柔軟な働き方や業務の効率化に、ペーパーレスは避けては通れなくなってきていますので、ぜひ検討してみてください。
