日々の業務で多くの案件やプロジェクトに関わり、やることに追われている方は多いと思います。しかし、それらの管理に苦労されている方も多いのではないでしょうか。
Dropboxユーザーであれば誰でも無料で使えるチーム内のコラボレーションツール「Dropbox Paper」は、ただのドキュメントツールではなく、案件管理としても利用できるツールです。Dropbox Paperは、Dropboxアカウントを持っていればWebブラウザー、iOS、Android で利用可能です。クリエイティブな業務をされている方々に、ワークスペースやプロジェクト・案件の管理にぜひ使ってみていただきたいツールです。
この記事ではDropbox Paperをプロジェクト管理ツールとして活用するワザをご紹介します。
プロジェクト会議の議事録
打ち合わせや会議の議事録を作成する時には、参加者の１名が書記となってメモを取り、後日清書したものを共有するケースが多いかと思います。しかし、通常業務を抱えている中で内容をまとめる作業は、意外と負担になります。また、人によって書き方が異なることもしばしばあります。Paperなら議事録のテンプレートがはじめから用意されているので、統一したフォーマットで議事録の作成ができます。複数人での同時編集も可能ですので、打ち合わせ中に記入することで終了と同時に議事録ができあがります。
議事録テンプレートには入力欄としてあらかじめ「スケジュール」「参加者」「議題」「ディスカッション」「アクションアイテム」がセットされています。
クライアントとの打ち合わせに参加していないメンバーとの共有もスムーズに行えるので、効率的にコミュニケーションできます。
このテンプレートは、ミーティング前にアイデアを整理し、全員が同じ考えを共有できるように作られています。スケジュールはGoogleカレンダーのイベントにリンクすることもできます。
打ち合わせの前にドキュメントを設定しておき、関連情報のリンクを追加しておくことで、確認する場所を1箇所にまとめることができ、効率的な打ち合わせが可能です。また、iPhoneやAndroidで利用できるPaperアプリでは、ホワイトボードや付箋の写真を撮って議事録に自動で配置できます。
打ち合わせでの決定事項やアクションプラン・To-doリストも一元管理できますので、進捗の管理にも利用できます。
プロジェクトの進捗に応じたテンプレートの活用
上記の「議事録」を含めて、他にも「ブレインストーミング」と「プロジェクトプラン」というテンプレートが用意されているので、特徴と活用法をご紹介します。
ブレインストーミング
ブレインストーミングは参加者が同じ場所で行うことが一般的です。テレワークやリモートワークが増えてきている中で、Paperを使えば離れた場所でもブレインストーミングを行うことができます。リアルタイムで同時編集ができるのがPaperのメリットです。
Paperのテンプレートにしっかりと『目標』が記載されていることが、実は大切です。ブレインストーミングで盛り上がると話が脱線してしまいがちですが、『目標』が記載されていることで話の脱線から戻りやすいという効果もあります。各人の意見が残っていることも大きな効果です。その場での意見の記録が残っていることで、その場ではスルーされてしまったようなアイデアが、後で振り返った時に、課題解決のヒントになることもあるでしょう。
また、ブレインストーミングをやっただけで終わりということもよくあります。テンプレート内に『次のステップ』も用意されており、良い意見が出た際は行動に移す為の意識づけにもなりますし、期限を設定しておくと通知もしてくれます。
プロジェクトプラン
プロジェクトプランは、案件・プロジェクト管理の為に用意されているテンプレートです。プロジェクト名やメンバーの役割設定を入力するようなテンプレートで、わかりやすい表がセットされています。また、この表の関連事項の欄にも記載があります。「+」を入力することで他のPaperドキュメントとリンクさせることができます。例えばクライアントとの打ち合わせの議事録などとリンクさせることで一元的に管理が行えます。
表の下にはタイムラインがセットされており、こちらでスケジュールの確認ができます。期間を選択して、メンバーにタスクを割り振ることもできます。
このようなガントチャートをExcelで作成されている方も多いのではないでしょうか？Excelでガントチャートを作成して、管理を行う際の問題は下記のようなものがあります。
- 同時編集ができない
- メンバーがそれぞれのPCにデータをダウンロードして利用していることで、最新バージョンがわからなくなる
→その確認でさらに手間がかかってしまう - 誰がどの部分を変更したのかの確認が必要になる
Paperを利用することでガントチャートの同時編集が可能になります。クラウドサービスなので利用するデータは1つ。常に最新バージョンのみを確認できます。入力した人の名前も表示できるので、変更者の確認作業が大幅に削減できます。
また、Dropbox内に保管されているプロジェクトに関するデータをDropbox内でプレビューできます。Dropboxのプレビュー機能は豊富な拡張子に対応しています。IllustratorやPhotoshop、図面データなど専用ソフトが無いとプレビューできないようなデータもプレビュー可能です。
プロジェクトの進捗状況やタスクの割り振り、プロジェクトに関する資料を一元的にまとめておくことができる優れたツールです。
テンプレートの作成
自身で作成したテンプレートを登録することもできます。デフォルトでセットされているテンプレートだけでなく、独自で必要なフォーマットを作成、登録して利用できます。さらに、使いやすいようにカスタマイズしたものをフォーマットとして登録することで、より便利に活用できます。
コミュニケーションツールとしてのPaper
通常、コミュニケーションはメールで行う機会が多いのではないでしょうか？しかし、過去の履歴を確認しようとすると「Re:Re:」が連なり、タイトルで判別できず、確認したい情報にたどり着くまでに時間がかかってしまっているという方は非常に多いと思います。
Paperはコミュニケーションツールとしても優れものです。外部の方もDropboxアカウント（無料版でもOK）を所有されていれば、Paperを利用することができます。Paperにクライアントの担当者を招待すると、案件ごとのPaperにやり取りを集約させることができ、確認が容易になります。また、ドキュメント内での検索も可能になるので、効率化が図れます。
Paper自体をリンクして管理
管理される立場の方は、リンク用のPaperを１つ作成し、案件ごとのPaperをリンクさせることで、各プロジェクトの進捗状況が把握しやすくなります。「+」を入力することで他のPaperドキュメントとリンクできます。
グループワークにはDropbox Business版がオススメ
このようにDropbox Paperはグループワークに最適なクラウドツールです。グループワークを効率化するには、強力なセキュリティ機能や共同作業向けの機能が利用できるDropbox Businessの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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