案件管理は、担当営業が把握していれば問題ないと思われる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、案件の遂行には、担当営業以外に、プランナー、ディレクター、エンジニア、デザイナーといったクリエイティブ部門が大きくかかわります。そのため、担当営業とクリエイティブ部門、双方の意思疎通が図れないと、案件をスムーズに進行させることが困難になります。
そこで今回は、そもそも案件管理とはどういったものなのか、その概要から案件管理をしっかりとおこなうことのメリット、制作物に与える影響などについて考察していきます。
案件のスムーズな進行を支える案件管理の重要性とメリット
古くからビジネスをスムーズに進めるためには、「報告・連絡・相談」のいわゆるホウ・レン・ソウを欠かさないことが重要であるといわれています。しかし、このホウ・レン・ソウは基本的には部下から上司、もしくは自社と取引先といった1対1のなかでおこなわれるものです。そのため、チームでは必要な情報が共有されていないといったことがありえます。後からチームの全員へ伝えたとしても、そこにはタイムラグが生まれてしまい、場合によってはその遅れが致命的なミスを引き起こすかもしれません。
あらゆる商品、サービスのコモディティ化、海外企業や異業種からの参入による競合の増加など、めまぐるしく変化する昨今のビジネス環境。このなかで自社の優位性を保つには意思決定のスピードを上げ、すべての案件をスムーズに進めていくことが求められます。そのためにやるべきことの一つとして挙げられるのがしっかりとした案件管理です。
案件管理とは、一つの案件ごとに取引先とのやり取りや自社内での進捗状況を管理するものですが、ポイントは機械的に案件のスケジュール管理をすることではありません。最終目標を設定し、それに至るまでのプロセスをチーム全員で共有するための行動を管理するものです。業務進行に必要なすべての情報が可視化され、リアルタイムで共有できるようになると、次のようなメリットが発生します。
業務にかかわるすべてのメンバーがスケジュール、優先順位を把握できる
案件にかかわる情報がリアルタイムで可視化されるため、タイムラグがない状態で全員がスケジュールを把握できます。また、どの業務が最も重要なのか、喫緊に解決すべきは何なのかといった優先順位の把握も可能です。
情報共有ができていないことから起こる「言った、言わない、聞いてない」といったトラブルを防ぐことができる
すべての情報が可視化される案件管理においては、一部の人しか知らない、ミーティングで伝えたが欠席者に伝わらなかったといったことは基本的に生じません。そのため、「言った、言わない、聞いてない」がなくなり、無用のトラブルを回避できます。業務の非効率化も防げるでしょう。
過去に蓄積された案件の情報を参照することで効率的に業務を進められる
案件管理を正しく継続していくことで過去の知見が蓄積されていくため、新たな案件を開始する際にそれを参照すれば、効率的に業務を進めていくことが可能です。
案件管理をおこなうことがクオリティアップにつながる理由
案件管理をおこなうと、チーム内でリアルタイムに情報共有がされスムーズに業務が進められた結果、意思決定のスピード化が実現できます。しかし、案件管理のメリットはそれだけではありません。意思決定のスピード化と同時に業務のクオリティもアップします。
チーム全員が同じゴールを共有できる
案件管理が単なるスケジュール管理だった場合、営業、クリエイティブ部門の双方ともに期間内に業務を終わらせることが第一義になる可能性が高くなるでしょう。これでは、スピード化は実現できても、肝心の制作物のクオリティアップは望めません。案件管理はチーム全体で最終目標を把握したうえで、それぞれが目標達成のために何ができるのか、主体性を持って考えながら業務を進めていくことを可能にします。その結果、制作物のクオリティアップが実現するのです。
失敗してしまうリスクを軽減できる
過去の案件で成功したポイントや失敗したポイントを逐一チェックできるため、効率的に業務を進められると同時にミスを起こす確率を大幅に軽減できます。また、過去の知見から常におこなう業務は単純化し、短時間で終わらせるようにすれば、より自身の業務に集中して取り組めるようになり、さらなるクオリティアップも期待できます。
案件管理を的確におこなうためのポイント
業務効率化と制作物のクオリティアップを実現する案件管理。しかし、単に情報やスケジュールを共有するだけでは成功の確率を高めることはできません。そこで、案件管理を的確におこなうための3つのポイントをご紹介します。
1.常に業務の「優先順位」をチーム全体で共有すること
案件を進めていくうえでの情報の可視化は案件管理の基本的な条件ですが、情報が共有されるだけでは不十分です。重要なポイントは、常に「優先順位」も共有することです。チーム全員が優先順位を理解していれば、それを実現させるためのボトルネックも、そのために何をすべきかということも全員で把握できます。この優先順位の把握があって初めて、業務効率化とクオリティアップが実現するのです。
2.予算、納期など数字はできるだけ正確にするため、曖昧な部分は早急に確認し記載する
納期、見積額、予算など、案件を進めていくうえで正確な数字がわからなければ、やはり業務効率化とクオリティアップは実現しません。例えば、予算が明確でなければ、どれだけのコストをかけて開発を進めればよいかわからず業務がストップしてしまうでしょう。曖昧な部分に関してはそのままにせず、早急に確認するようにします。
3.プロジェクトが終わる度に効果があったこと、うまくいかなかったことを検証し、次の案件管理に活かす
過去の知見を活かせることは案件管理のメリットですが、単に成功、失敗したことを記載しているだけでは意味がありません。成功、失敗に関わらず、それに至る経緯や要因をしっかりと分析したうえで、次の案件管理に活かせる状態にする必要があります。そうすることで初めて、過去の知見が役に立ちます。
案件管理を成功させるポイントは常にクリエイティブ部門の状況を確認しつつ連携を保つこと
案件管理は単純にクリエイティブ部門のスケジュール管理をするためのものではありません。クリエイティブ部門が常に最高のパフォーマンスを発揮できるよう、担当営業と納品や制作の進捗管理の共有をおこない、同じゴールを目指せるようにするものです。
そのために重要なことは、営業がクリエイティブ部門、一人ひとりの特性を知り、それにあわせた管理をおこなえるようにすることです。また、クリエイティブ部門としても、営業と同様に案件管理をスケジュールの把握だけに使うのでは意味がありません。一つのチームとして、ノウハウの共有、過去に蓄積された情報のチェックなど、最大限に活用することが求められます。
営業、クリエイティブ部門、双方が互いの状況を確認しつつ、効率よく連携を保っていくことが、案件管理を無駄にせず、成功につなげるポイントといえるでしょう。
