パソコンやスマートフォンといったツールが普及した現代では、多くの企業で書類のデータ化が進められています。そのため、企業で保存・管理されているデータは膨大なものとなり、災害やサイバー攻撃などでデータが破損・消失した場合、企業が受けるダメージは多大です。
そのため、企業におけるデータのバックアップは非常に重要です。今回はデータのバックアップの重要性や、バックアップに役立つクラウドストレージについてご紹介します。
絶対すべきデータのバックアップ その理由や重要性
そもそもデータを失う原因はなんでしょうか。まずはデータの破損・消失が起こりうる事態をご紹介した後、バックアップを取る理由や重要性についてご説明します。
人的ミス
データを扱うのは人の手によるものが大部分のため、人的ミスによりデータを破損したり消失させたりすることがあります。データ整理中のファイルの取り違いによる削除やデータ更新のミスなど、考えられる事態はさまざまです。まずはOS付属のバックアップツールやクラウドサービスが提供しているアプリケーションで、バックアップを自動化することをお勧めします。
ソフトウェアに起こるトラブル
バグやインストールした他ソフトとの相性などにより予想しないトラブルが生じ、データが破損することもあります。特に、注意すべきはコンピューターウイルスで、感染してしまうとデータを取り出すことができなくなったり、全て失ってしまったりすることもあります。コンピューターウイルス対策ソフトをインストールするといった対策も当然必要となりますが、やはりバックアップを取っておくのが安心です。
ハードウェアに起こるトラブル
パソコンやサーバーなどは、使い続ければ経年劣化します。適切なメンテナンスを怠っていると、ある日突然パソコンが起動しなくなるという事態も起こりえます。また、盗難によってパソコンやデータサーバーが盗まれてしまうということもありえますので、バックアップを取っておくことが必要です。
BCPから考えるバックアップの重要性
BCPとはBusiness Continuity Planの略称で、日本語では「事業継続計画」となります。自然災害や大事故などが起きた際の企業の方針や体制、手順をまとめた計画書です。BCPを策定しておくことにより、自然災害や大事故などが起きても企業にとって重要な事業を継続することができます。万が一中断してしまったとしても、あらかじめ対応策を決めていれば短期間で企業としての機能を復旧することができます。東日本大震災や大型台風の襲来などから防災意識が高まっている現在、各企業で普及が進んでいます。
自然災害や大事故などが発生した場合、ハードウェアをはじめとするシステムが被害を受け、データが破損したり、システムトラブルが発生したりすることが予測されます。その際、バックアップを取っておけばBCPに従い円滑なシステム復旧を行えます。対策を施していないと、最悪の場合復旧ができない事態に陥ります。有事における安定的な事業継続のためにも、データのバックアップは必要不可欠といえます。
ここで考えなければいけないのが、どのようなツールを利用してバックアップを行うかです。同じ場所でサーバーや記憶媒体などにバックアップを取っていた場合、自然災害や大事故発生時には多くの機器と同様に破損や機能停止のリスクが高くなります。そこで、BCPの観点からバックアップに有効なツールとして注目を集めているのがクラウドストレージです。
クラウドストレージでデータをバックアップするメリット
クラウドストレージは、自社でハードウェアやメディアの用意、保管・管理をする必要がなく、事業者（ベンダー）のサービスを利用するので導入が簡単です。費用は定額制や従量制で毎月決まった金額が課金されます。ストレージの契約容量は、用途や事業規模などによって増減でき、プランによっては無制限で使うことが可能です。インターネットに接続されていれば、ウェブ上でどこからでもデータにアクセスでき、さらにはデータの共有が複数人でできる点もクラウドストレージの大きなメリットと言えるでしょう。
セキュリティはベンダーが管理しているので基本的には強固です。ただし、IDとパスワードがあれば誰でもアクセスできるので、人的ミスによる漏えいが起きないようにすることが重要です。また、もちろんベンダー自身でもバックアップを取っています。
データのバックアップに使えるツールは？
各種クラウドストレージのなかでもおすすめのツールにはどのようなものがあるのでしょうか。ここではビジネス活用に向いている3つのツールをご紹介します。
Box
企業向けとして多くの大企業に使われているクラウドストレージサービスです。無料で使えるデータ容量は10GB、データ容量無制限の場合は1ユーザーにつき1ヶ月1,800円です。Boxの特長は、大企業から大きな信頼を獲得しているセキュリティにあり、国際規格に準拠しています。Boxは各ユーザーの権限を詳細に設定することが可能で、履歴の管理までできます。また社内外のユーザーとのコラボレーションにも向いています。
Dropbox
クラウドストレージとして有名なサービスです。データ容量は2GBまでなら無料で使用でき、必要に応じた容量で利用したい場合は1ユーザーにつき1ヶ月2,000円から使うことができます。パソコンにDropboxをインストールするとまず専用フォルダが作成されます。それ以降は作成されたフォルダーに必要なデータを保存すれば、Dropbox上にも自動的に保存される仕組みとなっています。普段パソコンを使うのと大差ない手順で使える扱いやすさがDropbox最大の特長です。またウェブ上からでも利用可能なので、WebブラウザーからDropboxにログインしてデータにアクセスできます。組織の規模によって、機能やデータ容量などが異なるので、利用状況や運用方法を検討してから、導入したほうがいいでしょう。
GoogleDrive
Googleが提供するクラウドストレージサービスです。データ容量は15GBまで無料で利用できます。使用したいデータ容量によって、30TBまで保存可能容量を増やせます。ただしGoogle DriveはGoogleの各種サービスの保存先として使われてしまうという点に注意が必要です。フリーメールとして有名なGmailやGoogleフォト、Googleドキュメントやスプレッドシートまで全てGoogle Driveに保存されることになります。そのため、Google Driveの保存可能容量全てを自由には使えない可能性もあるので、事前にしっかり確認しておくべきでしょう。
データのバックアップにはクラウドサービスが最適
データはちょっとしたことで簡単に破損してしまい、一度破損したデータを復旧することは困難です。また災害やサイバー攻撃など、データの消失・破損などによって事業が停止してしまうことは、企業価値の毀損につながります。企業は、常日頃からデータのバックアップ体制を構築しておくべきでしょう。
クラウドストレージは、自社内にデータを保管するよりも簡単で安全にバックアップが取れる便利なツールです。導入コストの優位性もあるので、今後さらにビジネスシーンで活用が進むでしょう。データのバックアップについて不安がある企業は、クラウドストレージの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
