Boxの活用事例をご紹介します。
弊社 株式会社TooはBoxの販売代理店であると同時にユーザーでもあります。Webで掲載されているBoxの活用事例は大手企業のケースが多いですが、この記事では中規模企業の弊社がBoxを実際にどのように利用しているかを紹介させていただきます。
部門での導入を目指されている方、クラウドストレージを導入したいけれど、どのように活用できるかをご検討されている方々のヒントになれば幸いです。
外出先で業務
Boxを導入する前は、ファイルサーバーでの運用だったこともあり、社内のデータを持ち出すことはできませんでした。個人のデータはファイルサーバーに保管するのが原則で、個々のPCにデータを置くことが禁止されていたからです。PCを持って外出しても、データが無いのでメールのチェックぐらいしかできず、予定と予定のスキマ時間や移動中に業務を行うことはできませんでした。作業量が少なくても会社に戻らざるを得ず、会社に戻る事による時間のロスで、残業が続いてしまうといったことがよくありました。
今ではBoxに全てのデータが格納されているので、PCになくても、インターネットに接続さえできれば、データにアクセスできるようになりました。その為、スキマ時間や移動中にも業務を行うことができ、会社に戻らなくても作業を進められるようになりました。直行や直帰も増え、個人のプライベートな時間を増やせました。
また、スマホのBoxアプリでデータを閲覧できるので、わざわざPCを起動させなくても簡単に確認が行えるようにもなっており、営業効率の向上に役立っています。
ペーパーレス会議と議事録作成
Box導入によって、ペーパーレス化も進みました。以前は、会議の資料や確認資料など全てプリントしていましたが、今ではBox内のデータを参加メンバーで共有しています。またFAXについても外出先から確認したいという要望があったので、Boxのフォルダへ自動アップロードして確認しています。（Boxのフォルダにメールアドレスを持たせることができるので、複合機で受信したFAXをデータのままメールで送信し、Boxフォルダへ保存できます。）
会議の議事録についても、以前は書記担当者がメモを取り、清書して共有していました。議事録が上がってくるまでに１週間かかってしまうということもありましたが、Box Notesという同時編集可能なWeb上のホワイトボードのような機能を利用して、会議終了と同時の議事録完成も実現できています。
データの共有
お客様やパートナー企業とのデータの共有方法も大きく変わりました。これまでは、メールに暗号化したファイルを添付していました。後から追加でデータを送る時も添付のメール・パスワードのメールと２通ずつメールを送信する必要があり、手間がかかっていました。
今はBoxのフォルダにURLリンクを作成して、パスワードをかけて送信しています。後から追加でデータを送る時には、URLリンクを発行したフォルダ内にデータをアップロードし、その旨を相手に伝えるだけでOKです。また、大容量のデータを受け取る際は無料のファイル転送サービスで送られてくるケースも多くありましたが、Boxのアップロード機能を利用して、指定したBoxのフォルダにアップロードいただくことによって、セキュアにデータが受け取れるようにもなりました。
ちなみに、共有URLのリンクを誤った相手に送信してしまったら、リンクを削除することで、アクセスできなくすることが可能です。 お客様がBoxをご利用いただいている場合は、フォルダを共有して、お客様側からのファイルの編集やデータのアップロードをご利用いただくケースもあります。新規ファイルのアップロードや編集・コメントがあった場合には、メールなどで通知する機能もあるので、お互いの運用ルールを決めて便利に活用しています。
検索とプレビュー
資料を作成する際に、以前の資料を参考にする方も多いと思います。ですが、資料を探すのに時間がかかってしまうというケースもよくあるのではないでしょうか？
Boxは、文字情報を持ったデータをアップロードする際、先頭から約3,000文字のインデックスデータを作成してくれるので、ファイル内の文字列の検索も可能です。「あの時のデータ」とイメージが湧いていても、ファイル名まで思い出せない際に「あの言葉が入っていたな」という単語で検索ができる点はとても便利です。
また、マーケティング部門では、パンフレットなどセールスツールを多く制作します。Illustratorなどの専門ソフトで制作しますが、データの確認依頼時は都度PDFに書き出していました。Boxに元データをアップロードし共有することで、IllustratorやPhotoshopのような専門ソフトがインストールされていない人にもBoxのプレビュー機能で確認をしてもらうことが可能になりました。
受発注業務での活用
受発注業務というと紙での作業を思い浮かべられる方が多いかと思います。弊社ではBox導入によって、一部受発注業務をペーパーレス化しています。
取引先とのペーパーレス
運用には取引先と以下のようなルールを決めました。まず、AというBoxフォルダに弊社が発注書をアップロード、取引先側で処理が完了したものはBというBoxフォルダに移動してもらうというような運用です。
受発注の量が多いものでも、これまではメール１通ずつにパスワードをかけて、もう１通パスワード案内のメールを送ってというようにお互いに非常に手間がかかっていました。月に500件以上ある発注業務を、メールファイル添付・パスワード通知による運用から、Boxにしたことによって業務のスピードアップを実現しました。
お客様とのペーパーレス
お客様からは請求書をペーパーレス化して欲しいという要望がありました。弊社では請求書と合わせて受領書を送付しています。郵送した受領書にお客様がご署名、返信いただく運用です。このフローのペーパーレス化をBoxで実現しています。あらかじめお客様との共有フォルダを作成。そのフォルダ内に弊社が請求書・受領書をアップロード、お客様側には受領書にご署名いただきアップロードするという運用です。これにより郵送でのタイムラグも減らすことができましたし、返信用封筒の費用削減にも貢献しています。
多様な働き方
弊社ではテレワークや在宅勤務が広がりつつあります。もちろんデータのインフラとしてBoxが活用できていることが大きいです。セキュリティ確保の為に、VPN環境で社内からのネットワークを介してのみBoxに接続できるようにしています。VPNにアクセスできる端末を制御していることで、端末指定・IPアドレス制限という２段階のセキュリティ体制を整えています。また、テレワーク・在宅勤務をすることでコミュニケーションのあり方が変わってきます。ビジネスチャットやビデオ会議でのコミュニケーションも広がってきています。
Boxは多くのサービスと連携できます。ビジネスチャットやビデオ会議はもちろん、電子署名のサービスやプロジェクト管理ツール、制作物のレビューツールなど多くのサービスと連携することで、オフィスと離れた場所で勤務していても、目的に応じてより便利に活用することができます。
業務の効率化や変革、多様な働き方を求められている中で、Box導入以降、業務効率は大幅に向上していると感じています。働き方をどのように変えていくことが良いかと悩まれている方は、クラウドストレージから導入をはじめられるのはいかがでしょうか。
