RPAとは？
RPAは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略語で、業務上の定型作業をソフトウェアに代行させて、人間は生産性の高い業務に集中しようという考え方です。
働く人の生産性向上が注目される中、煩雑で定型的な事務業務が多い金融業界で先行して導入され、高い効果を発揮したことから業種を問わず多くの企業・団体に導入が進んでいます。AIを活用することによって、これまでは人間の判断が必要だったような作業が自動化できるようになったことも、注目される要因となっています。
実現するには、あらかじめ専用のRPAソフトウェアで自動化する手順を設計し実行させるのが一般的です。ファイルをフォルダーに入れておくと自動的に処理できるようにする、といったことも可能です。
RPAの必要性
例えば、商品の注文書をメールの添付ファイルとして受け取り精査、注文書の内容から見積書を作成し、メール送信。送られてきた注文書は最終的にクラウドサーバーに保管するといった業務。そういった定型作業は、実際には文章にするよりも多くの細かなステップを実行しています。
全体としては無くてはならない業務ではあるものの、毎回同じことを繰り返す作業もありますので、そういった部分は、あえて人が時間をかけてやるよりも自動化すべきです。また、手作業はミスが発生するリスクも高くなりますので、事故を防ぐための手段としてもRPAによる自動化は効果的です。
RPA導入のメリット
コスト削減
業務プロセスを効率化することにより、作業時間の短縮などが図れます。また、自動化することにより業務プロセス自体が見直され、これまでは必要だった伝票やコピーなどの紙の使用を減らす効果も期待できます。
生産性向上
手作業の作業時間が短縮されることにより、空いた時間で生産性の高い業務に集中できます。生産性の高い業務とは、例えば、自社のサービスや製品の価値の向上など、会社の業績に直接つながる業務です。また、直接サービスなどに関わっていないような作業でも、プロセスそのものが効率化されることによって社内業務がスピードアップ、間接的にサービスの品質向上に貢献することができます。
使用しているソフトを連携させてRPAを構築
私たちは日常的にデスクトップやWebアプリケーションを使って業務を行っています。その際、機能や目的によって、表計算ソフトや、Webブラウザー、メールソフト、ファイルサーバーなどを使い分けているはずです。
RPAソフトウェアを使うと、そういった現在使っているソフトウェアを連携させて、一つのワークフローとして構築することが可能です。新たに専用システムを開発する必要がないので、思ったよりも低コストで導入できる場合があります。
RPAを活用するポイント
業務を細かく洗い出ししてみる。
自身の業務に自動化できそうなところがないかは、業務フローの洗い出しでわかります。普段何気無く行なっていることでも構いませんので、一つ一つ書き出してみてください。書き出した業務の中から特に効果が大きそうな箇所や、ミスの影響が大きそうなものに注目します。
業務フローの洗い出し例
- 直接データの互換性がないので、フォーマットを変更して保存し直す。
- 違うファイルに、手でコピー&ペーストを繰り返す。
- メールなどで送られてくるファイルを、種類ごとに別の場所に転送する。
- PDFで送られてきた注文書を、手作業でWebブラウザーに入力する。
- Wordで作成したパンフレットを、印刷用のPDFに変換して印刷所に入稿する。
- パンフレットに自社のロゴマークが正しいルールで使用されているかをチェックする。
- 文字の間違いがないかをチェックする。
- 目的別にファイルをクラウドサーバーにアップロードする。
- Webブラウザーの画面を撮って資料作成に使う。
いきなりワークフロー全体をRPA化する必要はありません。一部分であればRPAツールを導入しなくても自動化が可能です。例えば、Webブラウザーやアプリケーションにプラグインや機能拡張をインストールすれば、ボタン一つでできるようなこともあります。これも立派な自動化です。効果が実感できたら視点を広げて、RAPソフトウェアの導入を検討してみましょう。
RPAの種類を把握する
RPAは一般的に、技術に詳しい人でなくても自動化できるような仕組みが用意されたソフトウェアとして提供されています。様々な機能がありますが、こういった機能を自身のワークフローに役立たせることができるかを、考えてみましょう。
- ソフトウェアが本来持っている機能や手順を記憶させて、一つのワークフローとして処理できる。
- AIを搭載することにより、曖昧さを持つ判断が求められるような処理ができる。
- ファイルを指定したルールに基づいて、内容をチェックしたり、種類別に仕分けしてメール送信する。
