社内における情報共有の重要性についてはよく指摘されますが、実際には情報共有がスムーズにおこなわれていない職場も多いようです。そこで今回は、社内での情報共有においてよく見られる課題や情報共有のメリット、円滑に情報共有するためのポイントなどを解説します。
社内での情報共有 ありがちな課題とは
情報共有がうまくおこなわれていない場合は、そもそもどのようなところに課題が生じているのかを把握しておくことが重要です。以下に、社内での情報共有についてありがちな課題をご紹介します。
情報が整理されていない
必要なメールが大量のメールに埋もれてしまっており、どこにどの情報があるのか探し出すのに時間がかかった覚えはありませんか？情報が整理されていないと欲しい情報を手に入れるのに余計な手間と時間がかかり、情報共有の妨げになります。
情報の所在を把握できない
誰がどの情報を持っているのか把握できておらず、結局欲しい情報にたどりつけなかったという経験はありませんか？商談に利用できそうな情報があるらしいと知ったとしても、情報共有の手段がないと、情報を探し出すことができず、提案書に活用することができません。場合によっては、その情報が商談を獲得するうえで有効な要素となっていたかもしれません。
情報の伝え方に問題がある
「伝えたつもり」で実際には伝わっていなかった、誤って伝わってしまっていたという経験は多くの人がもっているでしょう。伝達ミスが起こると、二度手間になるばかりか、重要なプロジェクトが頓挫することもあります。
社内で情報共有する意義とは？ 共有不足が招く問題も解説
社内で情報共有する意義
社内で情報共有する意義を、共有不足が招く問題とあわせて具体的にみていきましょう。
生産性の効率化
自己のナレッジ（情報や知識、経験）のみに基づいて業務をおこなった場合、効率も悪く、問題が発生しても対処できないことがあります。情報や知識が不足していることから、能力を発揮できていない場合、思うような成果が出ない場合もあるでしょう。
クレーム処理を例に挙げるならば、より良い対処法を一人ひとりが試行錯誤して編み出すのではなく、クレーム処理の経験が豊富な社員の持つナレッジ、すなわち上手に相手の感情をなだめつつ解決に導く方法を、あらかじめ全体で共有できていれば、担当者によらず事態を収めやすくなり、社への損失も最小限に抑えられると考えられます。
つまり、情報共有することは、メンバー一人ひとりが、メンバー全員の持っているナレッジを総動員することが可能になるということです。それぞれの力を十分に発揮することができれば、生産性の向上も期待できるでしょう。
時間の効率的利用
日本企業は報連相に割く時間が多すぎる傾向にあるといわれます。実際のところ、連絡事項を伝えるためだけに、わざわざ場所と時間をとって事業報告会や部門会議などを開くところも多いのではないでしょうか。
スムーズに情報共有できる仕組みがあれば、ミーティングの回数は必要最低限に抑えられ、報連相に割く時間も大幅に短縮することができます。
また、ノウハウを共有することで、一から指導する手間・時間が省け、教育や研修にかける時間を削減することも可能でしょう。
情報共有を進めた結果、創出できた時間は、より生産性の高いビジネス活動に振り向けたり、あるいは社員のリフレッシュに用いたりすることで、社員のモチベーションを高く保つことができます。
新たな発想がうまれやすい
人にはそれぞれ思考の傾向というものがあり、発想も偏ってしまいがちです。情報共有できる仕組みがあればお互いに刺激となり、議論が深まります。多くの人の考えを交換・共有すれば、個人では思いつかなかったアイデアが浮かんだり 、盲点に気づきやすくなったりするでしょう。
社内でうまく情報共有するコツは？失敗する原因から解説
情報共有を奨励しても、思い通りに情報共有が進んでいる企業は少ないようです。社内でうまく情報共有するにはどうすればよいのでしょうか。情報共有が失敗する原因から、情報共有のコツを紐解いていきましょう。
情報共有がうまくいかない原因
情報共有のルールが定まっていない
情報共有のルールが定まっていないと、社員はどの情報をどこまで共有すればよいのかということに迷いが出ます。基準が曖昧なままだと、情報の提供のしすぎを恐れたり、情報共有の手間を面倒に思ったりで、社員は情報共有に消極的になります。
情報共有に手間がかかる
社員数が多く、情報共有作業の負担の大きさがスムーズな情報共有の足かせとなるケースもあります。手間がかかれば自ずと情報共有がおっくうになり、リアルタイムに情報が共有できなくなると、ますます情報共有作業が滞るという悪循環に陥ってしまいます。
情報共有の重要性が認識されていない
社員が情報共有の重要性を理解していないケースもあります。企業としては情報共有を推進したくとも、社員が情報共有にメリットを見出していなかったり、業務に必要ないと感じたりしていては、積極的に情報共有することはありません。
社内でうまく情報共有するためのポイント
情報共有の重要性を理解させる
まずは、情報共有の意義や利点を社員に理解させることです。 社員に情報共有の重要性や必要性を感じてもらうことができれば、口頭で情報共有の重要性を説くことよりも効果が見込めるかもしれません。効果のわかりやすいところから段階的に始めるなどして、メリットを実感してもらう方法を考えてみましょう。
簡単に情報共有できる仕組みを整える
情報共有の重要性を理解していても、共有作業に多大な手間がかかっては、情報共有が進まないでしょう。したがって、簡単に情報共有できる仕組みを作ることが重要です。ビジネスチャットツールやファイル共有サービスなどの活用を考えてみましょう。一度の入力で、グループメンバーである社員全員に情報を届けることが可能で、簡単に情報共有できます。
情報共有のルールを明確にする
どのタイミングでどの情報を、どこまで共有するのか、その方法などを明確に定めておくのもポイントです。ルール設定に際しては、情報共有することに抵抗感が出ないよう、共有する範囲に注意を払いましょう。重要なことは、社員自らが進んで情報共有する環境を整えることにあります。
情報共有ツールや情報共有システムの導入がおすすめ
情報共有のツールは、モバイルデバイスがおすすめです。
ビジネスでは急な変更・修正を強いられることは日常茶飯事であり、時間や場所を問わずに利用できるように「携帯性が高い」ことが大切な要素となります。スマートフォンがその代表ですが、本格的な業務にはやはりPCが必要でした。しかし最近ではタブレット端末の機能が向上することにより、PCの代替として利用されることも多くなってきています。後述するクラウドとの相性がいいのもその理由かもしれません。
さらに情報共有のメリットを最大限に享受するためには、クラウドを用いた情報共有システムの導入がおすすめです。メールや社内掲示板はまだ多くの場面で使われています。多くの人が使い慣れており、時間や場所にかかわらず利用できます。しかし、メールや社内掲示板などは、情報の一括管理ができない、整理がしにくいなど、情報共有には向かない点があります。
クラウドを用いた情報共有システムならば、インターネット環境下であれば、いつでもどこからでも端末を選ばず利用可能なうえ、「操作性」や「携帯性」も兼ね備えています。ビジネスにおける情報共有にうってつけといえるでしょう。
また、ビジネスにおける情報共有システムで大切なことは「操作性」です。情報共有システムの操作が難しいと導入しづらく、導入後も積極的には利用されない可能性があります。誰でも簡単に利用できることが重要です。
「いつでも・どこでも・誰でも使える」ツールとクラウドシステムを選びましょう。
今後企業には円滑な情報共有が一層重要となる
今やあらゆるビジネスで多様化が進み、情報量、変化のスピードがともに増しています。時代の変化に対応することはすべての企業にとって重要です。めまぐるしい変化に対応し生き残るためには、今後も、円滑な情報共有がより一層重要となってくるでしょう。
