業務やプロジェクトを開始するときには、目標や期日の達成のために計画を立てます。そして実際の状況が計画通りに進捗しているかを管理します。しかし実際には進捗状況を把握しきれておらず計画から大きく外れて、巻き返しに大変苦労をしたという、進捗管理の難しさを経験した人もいるでしょう。
そこでこの記事では進捗管理がうまくいかない理由とデジタル化のメリット、進捗管理の成功のポイントを解説します。
進捗管理とは？
進捗管理は計画と実際の状況の差異を把握するためにおこないます。そして把握した差異から問題や課題を読み取り、解決を図るところまでの一連のプロセスを含みます。
進捗管理を適切におこなえば業務やプロジェクトの納期の遅延防止や品質担保など、さまざまなメリットが得られます。
進捗管理がうまくいかない理由
複数の人が作業に携わる業務やプロジェクトでは、プロジェクト全体のマネジメントを管理できているかが、各作業の進捗や品質、最終的な制作物に影響します。遅れや問題の生じた作業はいち早く見つけ出し、対処しなければなりません。各作業の遅延や問題が早期に解消されない場合、以降の作業の巻き返しや修正のために余分なコストが発生する可能性が高くなります。最悪のケースでは、品質が十分ではない制作物を納めたり、顧客に納期の遅延を知らせたりすることになるかもしれません。
このような事態を避けるために進捗管理が必要なのですが、うまくいかないのには以下のような原因があるかもしれません。
管理責任者が決まっていない
各作業者が進捗管理をしたとしても、全体の進捗を管理する人がいなければ業務やプロジェクトの目標を達成するのが難しくなります。遅延や問題を解決するためには調整業務が必要ですが、管理責任者が不在のために必要な対応がとられずスケジュールの遅延や製品の品質問題につながっているのかもしれません。
進捗状況が共有できていない
管理責任者が決まっていても、メンバーの進捗を共有できていない場合があります。メンバーや制作物の種類が多いプロジェクトでは、コミュニケーションが膨大になり進捗の把握が追いついていないことが考えられます。また作業者がリモートワークをしている場合は、電話やメールで進捗を問い合わせても相手の応答がなかなか得られないこともあるでしょう。このような理由で進捗状況がうまく共有されていないために、進捗管理が滞っているわけです。
計画と実際の状況が比較できていない
進捗管理の目的は計画と実際の状況を比べて差異を埋めることです。しかし進捗状況を収集し、まとめることに時間を取られ、確認の遅れや問題の発見とその対処まで手が回らないこともあるでしょう。比較の頻度は高いほど遅延や問題を早期に見つけられるのですが、責任者が他の業務や問題の対応にあたっていて、次の進捗管理まで期間が空いてしまい、その間に遅延や問題が起こっていることもあるのです。
このように進捗管理がうまくいかない理由は、責任者の不在を含め進捗状況の共有や比較が十分にできておらず、遅延や問題の解決まで至っていないことが考えられます。それでは進捗管理を成功に導くにはどうしたらよいのでしょうか。
進捗管理を成功に導くポイントとは？
ここでは進捗管理を成功に導くポイントについて解説します。
責任者を決める
まずは管理責任者を決めます。業務やプロジェクトの責任者が適任ですが、不在の場合には業務やプロジェクトについて理解が深く、またメンバーからの信頼が厚い人が管理を担うとよいでしょう。
進捗状況を可視化する
進捗状況はチャートや図を活用してメンバーで共有します。同時に複数の作業が進行している場合では、口頭や文章のみで進捗を説明するとわかりづらく、各作業者は自分の進捗が他の工程にどのように関係するのか理解できません。そこで視覚的に進捗状況を示すと全体像が見えやすく、目標達成への道のりも伝わりやすくなるでしょう。
コミュニケーションをとりやすい環境をつくる
進捗管理において重要なのは業務やプロジェクトのメンバーが自発的に進捗状況を共有することです。しかし計画通りに作業が進んでいなかったり問題が発生している場合は、コミュニケーションがとりにくい環境だと情報が共有されなくなる恐れがあります。進捗管理の意義はプロジェクトの遅れや問題を早期に調整し、解決することです。そのことをメンバーに理解してもらい、日ごろから発言をしやすい環境を整えておきましょう。
ITツールを活用する
進捗状況の取得から共有、メンバーとのコミュニケーションやデータの管理を一元化するには、ITツールを活用するという方法があります。オンラインで進捗状況を共有化、可視化できて、社内チャット機能と連帯させられるようなツールが有効です。
進捗管理の成功は運用のルールがポイントです。しかし案件が複雑だったり数が多くなったりすると、進捗の共有や集約に時間を取られたり、漏れが発生してしまったりしてうまくいかなくなるケースも出てきます。そうした課題を解決するのに近道なのは、やはりITツールの利用=それぞれの進捗情報をつなげるデジタル化です。そこで進捗管理をデジタル化するメリットを解説します。
ITツール利用：進捗管理のデジタル化のメリット
納期遅延を防止できる
計画に対する実際の状況の遅れを把握し対処することにより、納期を達成することは進捗管理の目的のひとつです。デジタル化によって各作業者の進捗状況が定期的に共有されると、早期にスケジュールの遅れを発見できるようになります。さらに各作業者も進捗が共有されることで、納期を守ることへの意識が高まることが期待されます。
業務負荷を平準化できる
進捗管理をおこなうと各作業者の業務負荷を把握しやすくなります。デジタル化によって各作業者の進捗状況を集約できれば、特定の作業者への業務の偏りや遅れが見つけやすくなります。管理者は負荷の少ない他の作業者と調整し平準化を図ることにより偏りや遅れを解決できるでしょう。結果として作業効率は上がり、プロジェクト全体の進捗も揃えることができます。
問題点や課題を早期発見できる
プロジェクトにおいては計画に対して現状が伴わないときに、問題点や課題を解消して計画の達成を目指します。その際、進捗管理が適切におこなわれていれば、管理者が作業者の抱える課題に気がつきやすくなります。さらにデジタル化すると管理者は計画と現状の差異をより簡単に見つけられるため、品質やスケジュールの問題に定期的に対応できるようになります。このような進捗管理をおこなえば制作物の品質低下を避けやすくなるでしょう。
生産性を向上させる
デジタル化された進捗管理によって各作業に要する人員や時間、コストといった情報が集まるため、整理も可能になります。こうした情報をもとにリソースが適切に配分できるようになると、業務の効率化が進みます。さらに問題点や課題の解決についてもデジタル化した情報を蓄積すれば、対処にかかるスピードも上がるでしょう。
このようにデジタル化によって進捗管理は効率的になり、より早く簡単に業務やプロジェクトの遅延や問題を発見できるようになるのです。また情報を蓄積することにより、リソースの適切な配分など人的負荷の集中防止につなげることもできるでしょう。
適切な進捗管理で目標達成を目指そう
進捗管理は業務やプロジェクトの目標、期日を達成するために不可欠です。早期にスケジュールの遅延を防ぎ、人員の適切な配分を見直すことができ、作業で生じた問題や課題を発見することが可能になるからです。また進捗管理を繰り返すことでデータが蓄積され、効率的にリソースを配分して生産性を向上させることもできるでしょう。
クラウドストレージに代用されるように、さまざまなITツールの普及により、業務が効率化しています。進捗状況の把握や共有、メンバーとのコミュニケーションやデータ管理などの面でも、ITツールがないと取りまとめが困難になりがちです。進捗管理の効率化を目指されているなら、ITツールの導入を検討されてみてはいかがでしょうか？
制作物の進捗管理にはオンライン校正ツールが有効
業務にはさまざまな種類がありますが、もし制作物の進捗管理するのであれば、同じツール上でデータのやり取りや校正作業まで一貫しておこなえるツールを使うと制作の効率化にも貢献するでしょう。クラウドベースのツールであればオンライン化や自動化ができますし、一括管理も容易になります。
たとえば、ビジネスではカタログ／チラシやウェブサイトなど制作物がつきものです。そういった制作物の中には、記載内容によっては高い正確性が求められます。例えば商品のスペックや価格など、ちょっとした誤記でも大きな損害につながることもあります。
オンライン校正ツールのメリット
そういったミスをなくすため、効率的に校正が可能なデジタル校正ツールが注目されています。テレワークが主体になっている方も多いと思いますが、そういった働き方の多様化に対応できる校正ワークフローの構築が求められているようです。
もし制作物の進捗管理に課題をお持ちでしたら、オンライン校正ツール「Ziflow」がおすすめです。デモも可能ですので一度試してみてはいかがでしょうか？
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