コンテンツの制作過程ではさまざまな修正や加筆がおこなわれます。校正において避けては通れない作業が、差分チェックです。差分とは二つのものを比較した際の、値の差や違いを指しますが、コンテンツ制作においてはさまざまな要素についての検証を各段階で正確にチェックしなければなりません。ここでは差分チェックを効率的におこなうための方法を紹介します。
差分チェックとは
初めに一般的な差分チェックの基本と、原稿やデザインなど、コンテンツ制作における差分チェックについて、具体的に説明します。
差分チェックの基本的な考え方
差分とは二つの同種の対象の間にある違いや差を意味します。
一般的な差分チェックでは、ファイルやプログラムなどの制作過程において、変更前後を比較した際の値の差を確認します。
デザインの分野での差分は別バージョンという意味で使われます。主に更新前後のデータで用いられるため、差分チェックを通じたバージョン管理がおこなわれます。
コンテンツ制作における差分チェック
各種印刷物やコンテンツ制作における差分チェックでは、テキスト、写真、イラスト、ソースコードなどの各要素を比較し違いを確認します。また変わっていない内容を確認することも差分チェックに含まれます。
差分チェックでは、制作物の変更前と変更後を比べ、正しく変更されているかを確認します。校正で指摘された誤字、脱字、用語や表現についての変更点や修正箇所が対象となります。画像の場合はカラーや彩度、明度、色相、サイズ、または画像そのものの差し替えの有無を確認します。
差分チェックは、テキスト、数値、アルファベットなど、詳細にいたるまで確認して、各要素に関しての差異を把握し、意図した通りになっているかを確認する作業です。
差分チェックの重要性
差分チェックでは単なる比較だけではなく、製作者の意図した通りに制作物が改変されているのかを含めた確認が確実に実施されていることが重要です。
ほんの小さな見落としが、大きな損害となるリスクもあります。例えばサプリメントや医薬品関連の場合では、万が一の表記違いによって健康被害が発生すれば、企業の信頼性損失になります。
ラベルや説明書、パッケージなどの表記違いにより、商品回収、訂正作業などが必要とされる場合には、単なる「間違い」では済まされません。差分チェックの不備が企業に深刻な事態を引き起こす恐れがあることを、意識しなければなりません。
差分チェックの現状と課題
一般的におこなわれる差分チェックの状況と、そこにありがちな課題を解説します。
差分チェックの現状
一般的な差分チェックでは、紙に印刷したものは更新前後のものを比較し、目視で確認します。
更新された部分について申し送りをし、複数の人の目を通して確認をおこなうのが通常の方法です。プリントアウトした紙の上で、差分箇所をマークし突き合わせて差異を比較し、正しく変更されているかをチェックします。基本的には、物理的に「見比べる」作業となります。
差分チェックで発生する問題
商品やサービス、またその説明や案内表記は企業にとっての顔とも言うべきものです。そのため当然、差分チェックは十分な注意が払われています。それでもときに人為的なミスにより、誤った表記のまま世に出てしまうケースもあります。
差分チェックには、以下のようなさまざまな問題が発生します。
想定外の変更箇所の見落とし
通常とは異なる箇所で、予期せぬ変更があると見落としてしまうリスクが生じる可能性があります。思い込みにより、目がそこに向かない、素通りしてしまうということが起こりがちです。
単純な見逃しやチェック漏れ
複数人の目を通しても見逃しが発生する場合があり、特に作業に慣れてしまうほど、ミスが発生しやすくなると考えられます。
人の目によるチェックの限界
人の目では、微細な変更の差異を見つけにくいという点も問題です。いくら但し書きが付記されていても、感覚的にとらえきれないと、正しい変更が加えられているのかが判断できません。
チェックに時間を要する
厳密に確認作業をすればするほど時間がかかります。限られた時間内での差分チェックがミスを誘発します。
記録・管理の不備による混乱
修正・変更箇所の把握や確認に非常に時間と労力がかかり、さらに不完全であるリスクも常に生じます。適切な記録や管理体制が整備されていないために、比較するデータを取り違えるといったことが起こりかねません。
差分チェックのプレッシャー
製品の生産過程では、各段階において膨大な回数の差分チェックが必要です。先にもあったように、万が一、パッケージの表記ミスといったような見落としがあれば、製品化に際して大きな損害が発生する場合もあります。
そのため差分チェックを実施する担当者は、間違えてはいけないという精神的なプレッシャーを常に感じ、真摯に取り組んでいるはずです。しかし現状の方法のまま続けていても、合理性の追求や効率化とチェック精度向上の両立はかなり困難であると考えられます。
差分チェックを効率化する方法
差分チェックで発生する問題をクリアするために、有効策となるのがデジタル校正ツールの導入です。デジタル校正とは校正ツールを活用し、人的におこなわれていた校正作業の多くの部分をIT技術によりサポートする方法です。
差分チェックにはデジタル校正ツールの活用を
デジタル校正を取り入れることで、差分チェックの正確さが増し、作業の大幅な効率化が実現します。デジタル校正ツールによる差分チェックには以下のようなメリットがあります。
電子的な比較による省人化
人間が認識しづらい変更箇所も、データの違いとして確実にピックアップできます。人力と比較すると差分チェックの処理スピードが格段に速く、校正時間を大幅に短縮可能です。大量のページものではその効果をさらに実感できるでしょう。
比較結果出力機能により相違を視覚化
追加箇所、相違箇所を色分けすることにより、相違点が視覚化されるため見落としがありません。長文テキストや数字の羅列など、人間の目では判断しにくい内容でも、差分チェックの精度向上によりミスを軽減できます。また無視してほしい差分については非表示にするといったように、柔軟性に富んだ設定も可能です。
遠隔地にいる複数人での確認が可能
デジタル校正はオンライン上での処理が可能となるため、担当者同士が遠隔地にいてもリアルタイムでの確認が可能です。メールやメッセージにデータを添付する手間もなく、複数人が同時に利用できるサービスもあります。
校正品質の安定化
デジタル校正を実施することで常に一定の検査基準による品質維持が可能です。校正者のスキルや経験に関係なく、誰がやっても同じ結果が得られるため、担当者不在による作業の遅れといった問題も発生しません。
各段階に合わせた確認が可能
制作フローにおいては、各段階で差分チェックが必要です。原稿、デザインデータと原稿、デザインデータ、デザインデータと製版データ、製版データ、製版データと印刷物といったように、制作上の流れにおいて求められる差分チェックに合わせたツールの活用が可能です。
制作物の信頼性を確保するには差分チェックが必須
制作物の差分チェックが正確でないと、ときに製品表記ミスなど重大な問題につながります。制作過程においておこなう差分チェックでは、万一の見逃しがあってはなりません。原稿やデザインの差分をチェックする際には、デジタル校正ツールを用いることにより、精度を高め効率化を実現します。
校正ツールの選定にあたっては、バージョン管理や差分チェック、共同作業など、校正業務に必要な機能がそなわっているデジタル校正ツールの利用がおすすめです。制作物に「根拠」と「安心感」を与えるために、ぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。
