クリエイティブな業務、特にデザイン制作などでは納期に間に合わせることは必須条件です。受託・内製問わず、会社として最大限のパフォーマンスを発揮するには、スケジュール作成や作業工程の進捗など、進行管理の効率化・見える化が重要です。
進行管理でよく利用されるExcelやGoogle スプレッドシートなどの表計算ソフトは汎用的で素晴らしいツールですが、実際にはもっと簡単でわかりやすい方法があります。この記事では、表計算ソフトでの進行管理の問題点と、それを解決する手段として「Asana」をご紹介します。
表計算ソフトを使った制作進行管理の問題点
進行管理をつかさどるプランナーやディレクターの方の中には、ExcelやGoogle スプレッドシートなどで進行管理をしているケースも少なくないでしょう。しかし、高度な計算式を駆使すれば、複雑なワークフローを組むことは可能ですが、設計に時間がかかったり、属人化するといった問題があります。
情報の構造の複雑さに対応しきれない
パンフレットやWebページの制作進行管理においては、プロジェクトの設計や、タスク・担当者の割り当てなどの情報は複雑に階層化します。これはタスク一つにしても、他のタスクと密接に関わることが多く、さらにタスクをこなす順番も関わってくるからです。そういった多階層の情報を表計算ソフトで管理するのはとても難しいものです。
ファイルとして管理することの限界
一般的に表計算ソフトはファイルベースになります。そのため、データを更新するたびに、意図せず複数のバージョンが存在してしまうことがよくあります。そうなると最新のデータがどれなのか把握できなくなったり、場合によってはデータの「先祖返り」が発生し、案件の進捗に大きな影響がでてしまうかもしれません。
また、ファイルベースは複数人でのデータ閲覧には問題ありませんが、共同編集には不向きです。誰によって更新されたのか、また、タスクが割り当てられたタイミングもわかりにくく、共同作業において遅延の原因になることもあります。クラウドで直接操作できるサービスもありますが、デスクトップアプリよりも、機能や処理スピードが劣る場合があり、複雑な進捗管理に対応しきれないかもしれません。
ツールの扱いの難しさ
Excelなどの表計算ソフトでは高度な計算式を使って効率的なワークフローを組めますが、高度なスキルがないと扱いきれません。そのため、複雑なワークフローを組むための労力が大きく、進行管理に携わるディレクターやプランナー、デザイナーが本業に費やす時間が減ってしまうことも考えられます。
プロジェクトを成功させるための重要な3つの要素
まずはプロジェクト成功のための要素を確認しておきましょう。
1. 綿密な計画
計画はプロジェクトを成功させる上で、一番に注目すべき要素です。
適切な目標設定
プロジェクトの目的や達成したい目標を明確化することで、スタッフ全員が同じ視点で業務に取り組めます。
スケジュール作成
タスクの順序や期限を設定し、全体のタイムラインを作成します。プロジェクト進行において、設定された期限までにタスクを遂行することはとても重要です。
リソース計画
必要なリソース（人員、予算、設備など）を計画し、適切に割り当てます。タスクの負荷の大きさに対して無理のない人員配置をします。
2. 円滑なコミュニケーション
スタッフどうしのコミュニケーションは、計画に基づいてプロジェクトを円滑に進める際に必要不可欠です。
タスクの把握
計画に基づくやるべきタスクを、スタッフそれぞれが正確に把握していることが重要です。
コミュニケーション
プロジェクトの進捗状況をチームやプロジェクトメンバーと定期的に共有し、円滑なコミュニケーションを維持します。昔のように隣に関係者がいれば直接会話ができますが、リモートワークが主体になった現在は、すぐに確認できるような代替手段が必要です。
3. 進捗の監視と管理
プロジェクトの進行状況を逐次監視し、必要に応じて即座に調整できることが重要です。
タスクの把握
誰がいつまでに何をするのかを、管理者のみならず、スタッフそれぞれが、自分ごととして把握しておくことが重要です。
プロジェクトの評価
プロジェクトのパフォーマンスを評価し、問題点や改善点を特定します。
今後のアクションの選定
評価されたプロジェクトの課題から、今後取り掛かるべきことを選出し、優先順位をつけます。
これらの3つの要素を適切に実行することで、プロジェクトは円滑に進行し、目標を達成するための基盤を築けます。
ツール操作のための特別なスキルを必要とせず、上記の要素を実行するにはクラウドの活用がおすすめです。
Asana：最新の進行管理（ワークマネジメント）ツールをご紹介
デザイン制作での進行管理効率化実現に最適な、「Asana」をご紹介します。
Asanaはタスクやプロジェクトを一元管理するためのワークマネジメントツールです。
タスクの作成や追加、期日設定、担当割り当てなど使いやすいUIでチームや個人の生産性を加速します。計画、プロセス、ステータスをメンバー全員がクラウド上でリアルタイムに把握できます。ワークマネジメントの『プラットフォーム』として活躍します。
Asanaの特長
誰でも簡単に使える
進行管理ツールというと管理者向けのツールという印象が強いですが、Asanaは「管理者はもちろん、プロジェクトに携わるすべてのユーザーが使いやすい」というコンセプトで設計されており、直感的にプロジェクトやタスクを作成・共有できます。ツールの扱いが苦手な方でも簡単に始められ、タスクの期日や重要度などの属性情報も自由にカスタマイズ可能です。
常に最新の情報を保持
Asanaはクラウド製品であり、複数人で同時編集が可能です。常に最新の情報が表示され、タスクの管理・把握が容易です。
また、前述のプロジェクトを成功させるための重要な3つの要素を実現できる機能が充実しています。
1. 綿密な計画に対応
目標設定
プロジェクトの目標を共有
プロジェクトの説明や目標をプロジェクト概要に設定できます。
マイルストーン
マイルストーンを設定して、大きな目標や節目を明確にします。そうすることで、プロジェクト完了=納品のために、何をいつすべきかが把握しやすくなります。
スケジュール作成
タスクの順序と期限
タスクを作成し、開始日と期限を設定できます。また、タスク間の依存関係を設定して、順序を明確にします。
タイムラインビュー
ガントチャート形式で全体のタイムラインを視覚的に表示し、プロジェクトのスケジュールやこなすべきタスクの順番を把握できます。
リソース計画
タスク割り当て
ユーザーそれぞれが自由に担当者を割り当てられます。ディレクターは各スタッフの負荷状況を把握でき、一部のスタッフに負荷がかかりすぎていないかなどを確認できます。
2. 円滑なコミュニケーションの実現に対応
進捗
タスクの進捗管理
各タスクの進捗状況をチェックリストやサブタスクで整理できます。進捗状況を簡単に確認できる箇所もあります。
ステータス更新
タスクのステータス（未着手、進行中、完了など）を更新できます。ステータスはユーザーが自由にカスタマイズして属性情報を付与できます。
コミュニケーション
コメントとメンション
タスクやプロジェクト内でコメントを追加し、@メンションでチームメンバーに通知できます。
定期的な進捗確認
プロジェクトステータス更新を使って、定期的に進捗を共有できます。
3. 進捗の監視と管理の実現に対応
プロジェクトの評価
レポート機能
プロジェクト全体の進捗状況やパフォーマンスを視覚化するレポートを生成できます。
ダッシュボード
カスタマイズ可能なダッシュボードでリアルタイムの進捗状況を監視できます。
今後のアクションの選定
プロジェクトレビュー
定期的なレビューや振り返りミーティングのためのスペースを設け、進捗を振り返ることができます。
次のステップ
タスクやプロジェクトのコメント機能を使って、次に取り組むべきことを議論・決定できます。
制作物の進行管理はAsanaでスマートに
日々の個人業務管理にも最適
Asanaはプロジェクト管理だけでなく、日々の個人業務管理にも適しています。タスクやプロジェクトが自由に作成できるため、例えば自身の目標達成のためのタスクやマイルストーン管理など、各ユーザーが自分用の業務管理ツールとして活用できます。
表計算ソフトで進行管理をするには多くの課題があります。Asanaなら、より簡単に効率的な進行管理を実践できます。デザイン制作において進行管理業務をスムーズに遂行するために、ぜひAsanaを試してみてください。 TooではAsana導入に関する個別相談会を定期開催しています。Asanaのデモンストレーションはもちろん、プロジェクト管理・進行管理などに課題をお持ちでしたら、ぜひお気軽にご参加ください。
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