● 担当する事業部やプロジェクトなどで、工程・予算の無駄を見つけたい
● チームメンバーの実績が把握しづらく、評価が曖昧になっている
● タスクや進捗管理と予実管理の方法がバラバラで煩わしい
このようなお悩みはありませんか？
Asanaは業務進捗の管理が実現できるとても便利なツールですが、フィールドを柔軟にカスタムできるため、簡易的な予実管理も可能です。この記事ではAsanaをプロジェクト管理のみならず、予実管理にも活用する方法をご紹介します。
なぜ予実管理が必要か？ポイントを解説！
事業の存続・成長には予実管理は欠かせません。予実管理の必要性について確認してみましょう。
予実管理を適切にすると、予算と実績を比較して実態を分析できるようになります。すると経営目標を達成するためにプロジェクトが正しい方向に進んでいるかが把握でき、問題がある場合は解決のための必要なアクションをとれるようになります。
課題に対して適切なアクションを取ることにより、常にプロジェクトの軌道修正をすることが重要なのです。
予実管理4つのポイント
ここでは、プロジェクトで適切な予実管理を実施する際のポイントを確認してみましょう。
1. 目標設定
初めに、達成すべき目標（売上、利益など）を明確にし、それに基づいた予算を設定します。
2. 定期的な実績確認
定期的に実績と予算の差異（予実差）をチェックし、状況を把握します。月次や四半期ごとのレビューが一般的です。
3. 予実差の分析
予算と実績の差を分析し、なぜその差が生じたのかを明確にします。差異が大きい場合は原因を掘り下げて、対策を立てます。
4. フィードバックと調整
実績に基づいて次の予算や目標を調整します。柔軟に修正を加え、現実に即した経営判断をすることが大切です。
予実管理にもプロジェクト管理の視点を
上記の実践には任意のツールを使うことになりますが、単純に表計算ソフトや専用ソフトで予実管理だけをするのでは不十分な場合があります。予実管理は数値だけに目が行きがちですが、業務を効率化し目標達成につながる実績を出せるようにするには、スタッフにも目を向ける必要があります。実際に業務を遂行するスタッフや業務のマネジメントにも、同時に取り組むことが重要です。
Asana式予実管理法
Asanaとは
チームや個人がプロジェクトやタスクを効率的に管理するための、クラウドベースのプロジェクト管理（ワークマネジメント）ツールです。プロジェクトの進行状況を可視化し、タスクの割り当てや締め切りの管理、コミュニケーションの集約ができるため、企業や組織のチームワークを大幅に改善できます。 多機能で柔軟性のあるAsanaは、あらゆるチームやプロジェクトに役立つツールです。
プロジェクト管理だけではもう限界？経営・管理・スタッフ全員に役立つワークマネジメントとは？
日々のプロジェクト・タスク管理はもちろん、プロジェクトがどう運用されているかなどの進捗のレポート作成や、プロジェクトを横断したスタッフのタスク量の管理などができます。
ここでは業務を2つのフェーズに分けた際に使えるAsanaの機能をご紹介します。
プロジェクト・予実管理設計フェーズ
1. プロジェクトの作成
まずは、大枠となるプロジェクトを設定します。初期設定として関わるメンバーの招待、目標を設定します。プロジェクトの説明を入力しておくことで、プロジェクト自体の目的をメンバーで共有しておきます。
また、プロジェクトをスムーズに進行させるため、あらかじめ予算や納期、重要なマイルストーンを定めます。
2. 【ポイント！】予算・実績管理設計
予定
各タスクに必要な予算や予定時間を記録するフィールドを作成します。
実績
実際にかかった費用や時間を記録するフィールドを作成します。
予定ー実績
「fx 数式」フィールドで、各フィールド(列)同士で表計算ツールのように計算させることができます。四則計算はもちろん、高度な関数を用いた計算も可能です。
3. タスクを割り振って業務スタート
実際にこなすべき業務を、タスクとして明確化します。各タスクに予想される完了日時(期日)や、担当者、優先度、その他チームの方針に合わせた必要事項をタスク内に設定します。
特にタスクには「期日」と「担当者」を設定しておくと、タイムラインや業務の負担の管理もできるので便利です。
運用フェーズ
プロジェクトが開始されたら、各人が業務の状況を入力していきます。
1. レポーティングによる状況把握
日々運用しているプロジェクトの進捗状況を把握できるように、見やすく可視化されることが重要です。
ダッシュボード機能
プロジェクトごとに進行状況や予算の消化状況をダッシュボード上で簡単に確認できます。各項目をチャートと呼びますが、そのチャートは用途に合わせてカスタムできるので、プロジェクトから必要な情報を取り出せます。
ステータス更新機能
プロジェクトの進行状況を追跡し、関係者に現在の状態を報告できます。この機能を使用すると、プロジェクトの進捗状況、成果物、課題、今後の計画について簡単にまとめて通知できます。
ステータス更新では、プロジェクトの進行状況を短いメッセージで報告でき、プロジェクトの状態をレポートで確認できるようになります。これにより、定期的なミーティングの必要性が減り、時間を節約できます。
2. 定期的な実績確認や業務マネジメントを実施
【ポイント！】ワークロード機能
プロジェクト内で各メンバーの抱えているタスクの状況を俯瞰して見ることで、メンバーのマネジメント業務が可能になります。特定に人に負荷がかかっていないか、完了予定より遅れていないかなどが一目で把握できます。業務の滞りを発見したら、プロジェクトとして業務の遂行をスムーズに進めるようにタスクを他のメンバーに割り当て直すなどの改善ができます。
また、ポートフォリオという形でいくつかのプロジェクトをまとめておくことで、さらに上の部門を跨ったレベルで業務・予実を俯瞰できます。
チームのプロジェクト管理はAsanaでスマートに
プロジェクトを成功へと導く。日々のタスク管理にも最適
Asanaを使えばチームスタッフ個々のタスク管理で便利に活用できるのでお勧めです。業務のマルチタスクもうまくこなせるようになるでしょう。
個々のマルチタスク管理から、プロジェクト全体の進行管理業務をスムーズに遂行するために、ぜひAsanaを試してみてください。 TooではAsana導入に関する「個別相談会」を定期開催しています。Asanaのデモンストレーションはもちろん、プロジェクト管理・進行管理などに課題をお持ちでしたら、ぜひお気軽にご参加ください。
ワークマネジメントツール「Asana」
Asanaはタスクやプロジェクトを一元管理するためのワークマネジメントツールです。使いやすいUIでチームや個人の生産性を加速します。計画、プロセス、ステータスをメンバー全員がクラウド上でリアルタイムに把握できます。
さらにAsanaの機能を知る：効率的なプロジェクト管理のポイントとAsanaの便利な機能
