● 日々の業務でやることが多過ぎて手も頭も回らない・・・
● マルチタスクが苦手でタスクを1つ1つこなしているうちに、抜け漏れがありミスをしてしまった・・・
● チームのメンバーがタスクを処理してくれず、業務がスムーズに進行できない・・・
というようなタスクの抜け漏れの経験をしたことがある人も多いのではないでしょうか。もしかしたら、自分のタスクであることにすら気がついていない場合もあるかもしれません。
この記事では、そういったタスクの抜け漏れを、タスク管理ツールで業務改善する方法をご紹介します。ご紹介するAsanaは、タスクを個人だけではなく、チーム全体で共有・管理できるワークマネジメントツールです。
自分のタスクを把握できず、抜け漏れてしまったケース例
まずはタスクの処理がうまくいかないケースを4つ挙げてみました。
1. 誰に振られたタスクなのか不明瞭なまま進めてしまった
タスク割り当てを不明瞭のままにしてしまい、締切間際になって慌ててしまったというケース。打ち合わせの際、チーム全体に割り当てられたタスクを、具体的に誰が進めていくのか明確にしないまま終わってしまっていませんか？
2. 口頭でタスクを言い渡されて忘れてしまった
会議中や雑談中に何かのプロジェクトの話題になった際、上司やチームのメンバーからカジュアルに業務を言い渡されるケース。その場では「わかりました」と答えても、自席に戻って他の仕事を再開すると頭から抜けてしまった、といったことは誰もが経験したことがあると思います。
3. 情報の在処が分散していてわからない
グループウェアにチャットツール、個人メモと情報が散在してしまっているのもよくあるケースです。その状態ではせっかくタスクをメモしていても、「あの案件、どのツールのどのページで指示されたんだっけな・・」とわからなくなってしまい、すぐに参照できなくなってしまいます。結果、必要な情報にたどりつくのに時間がかかってしまい、生産性の低下を引き起こします。また情報を探す作業を手間に感じてしまい、遂行が後回しになってしまうこともしばしばあります。
4. 指示の仕方が曖昧で自分のタスクとして認識していなかった
依頼の仕方が曖昧で業務を指示したつもりになっていても、作業者が指示とは受け取らなかったというケースもあります。
5. タスクに優先順位をつけずに放置してしまった
タスクを記録してみたはいいものの、そこに付随する情報が足らないので優先順位がつけづらく、手当たり次第にやっていたら期日を逃してしまっていた・・というケース。タスク管理には、作業名の他に属性情報や何のプロジェクトに紐づくかなどの付随情報が必要です。
「タスクの抜け漏れ」の原因とAsanaによる解決策
それでは、タスクの抜け漏れの具体的な原因とAsanaを利用した場合の解決策の一例をご紹介します。
▶︎ 原因 1タスクの内容が最新情報ではない
タスクのステータスが更新されないことで、もう既に完了済みのタスクなのに重複して作業してしまったり、担当者があやふやで誰がタスクを実行するべきなのか共有されていないことが原因です。 また、タスクを完了した人、タスクの内容に変更点を加えた人などのログがないことで、疑問点などを誰に聞けばいいのかもわからない状態なのも問題です。
【解決策】Asanaでタスクのログを確認！情報更新もスムーズに
タスクの下部にアクティビティの履歴が残っているので情報の更新状況がわかる
Asanaでは、タスクごとに誰がいつ何をしたかなどの履歴を表示できます。タスクがどのような状況にあるかが明確なので、情報の更新不足を解消し進捗状況を把握できます。ルール機能で動作を自動化しておくと、期限超過した時などに特定の人に通知することができ、タスクの抜け漏れを防げます。
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▶︎ 原因 2作業すべき人、処理期限などタスクに紐づく情報が不足している
タスクの担当者が未設定だったり、処理期限や関係者などタスクに紐づく情報が不足し、業務の重複や認識の齟齬の発生に繋がっていることが原因です。
【解決策】タスク担当者と期日を設定する
Asanaでは、ひとつのタスクの担当者は一人に限定され、処理期限を設定できます。
業務のボールを誰が持っているかが明確になり、タスクに関わる人たちはコラボレーターという形で割り当てられます。
処理期限は、期限と期間が指定でき、さまざまな要件に対応可能です。
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▶︎ 原因 3優先順位がメンバーごとにバラバラになってしまっている
スタッフ個々が自身のタスクにしか注意を払っていないため、チームとしてのタスクの優先度と異なった認識をしていることが原因です。メンバーごとにタスクに対する優先順位が異なっていると業務がスムーズに進みません。チーム全員が同じ指標を確認して視点を合わせる必要があります。
優先順位が統一されていないと、優先順位の高い自分のタスクをこなすのに、他のスタッフの優先順位の低いタスク処理待ちになってしまったりします。
【解決策】カスタムフィールドで自由に属性情報をタスクに追加する
タスクはAの処理終了後にBのタスクを開始するなど、依存関係を設定可能です。また、タスクに紐づく情報はカスタムフィールド機能で、任意の情報を追加できます。
例えば、タスクの処理状態を表すステータス。ステータスの状態の値は作業中／確認中／完了など自由にカスタムできます。さらに処理期限や重要度など、業務に合わせた属性情報を付与することで、チーム内での視点合わせ・情報共有に役立てられます。
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▶︎ 原因 4コミュニケーションが不足している
タスク管理が、動作毎のコミュニケーションコストが高く、一つでも怠ってしまうとチーム全体の認識不足に繋がってしまいます。
専用ツールなしでタスク管理をする場合、チャットや口頭で進捗を共有する必要が出てきます。疑問点が曖昧なまま進めていたら、実はタスク自体がペンディングになっていたなどの問題が発生してしまいます。
【解決策】コメント機能とステータス更新でコミュニケーションを取ろう
Asanaのタスクにはコメント機能もついています。タスクの内容に変更があった場合は、指定したユーザーにメンションでき、伝えたい意思を素早くコメントできます。別のチャットツール等でタスクのリンクを送って修正点を伝える必要がなく、Asana内でチームのコミュニケーションが完結します。ファイルの添付も可能ですので、資料やクリエイティブの制作素材などをコメントと一緒に提供できるのもポイントです。
さらに、ステータス機能を使うことで、チーム内でのタスクの進捗共有がよりスムーズになるでしょう。
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▶︎ 原因 5タスク処理量がキャパシティオーバー
各スタッフがこなせるタスク処理量には、個人差はあれ限界があります。プロジェクトリーダーはスタッフの負荷を考えてタスクを割り当てなければなりません。しかし、プロジェクトAのタスクの他に、プロジェクトBでもタスクを抱えているような場合、プロジェクトAのメンバーからプロジェクトBのタスク量を確認することは難しくなります。
【解決策】ワークロード機能を使ってメンバーが抱えているタスク量を確認！
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プロジェクトを横断したタスクの総量が確認できれば、タスクの担当者を誰に割り当てるべきかが明確になります。
ポートフォリオ機能はAsanaの特長の一つです。このポートフォリオ機能では、複数プロジェクトに紐づくタスクの総量を出したり、基準を設定してタスク数や業務時間がオーバーしているユーザーが可視化されます。複数のプロジェクトを1つのフォルダにまとめて状況を確認できるので、プロジェクトリーダーなどが、メンバーのマルチタスクの負荷具合を知るのにも最適です。ポートフォリオ機能はAdvanced以上のプランで利用できます。
チームのタスク管理はAsanaでスマートに
マルチタスクを難なくこなす。日々のタスク管理にも最適
Asanaを使えばチームスタッフ個々のタスク管理で便利に活用できるのでお勧めです。業務のマルチタスクもうまくこなせるようになるでしょう。
個々のマルチタスク管理から、プロジェクト全体の進行管理業務をスムーズに遂行するために、ぜひAsanaを試してみてください。 TooではAsana導入に関する個別相談会を定期開催しています。Asanaのデモンストレーションはもちろん、プロジェクト管理・進行管理などに課題をお持ちでしたら、ぜひお気軽にご参加ください。
ワークマネジメントツール「Asana」
Asanaはタスクやプロジェクトを一元管理するためのワークマネジメントツールです。使いやすいUIでチームや個人の生産性を加速します。計画、プロセス、ステータスをメンバー全員がクラウド上でリアルタイムに把握できます。
さらにAsanaの機能を知る：効率的なプロジェクト管理のポイントとAsanaの便利な機能
