多くの企業が、デザインやクリエイティブ作業にアドビ製品を活用しています。特に個人版のアドビ製品は手軽に導入できるため、社員が個別に購入して利用するケースも少なくありません。しかし、企業が個人版を利用する場合、さまざまなリスクが伴うことを理解しておくことが重要です。ここでは、個人版の利用がもたらすリスクと、法人版を導入すべき理由について解説します。
企業が個人版のアドビ製品を利用するリスクはどんなものがあるでしょうか？ここでは大きく二つに分けてリスクを挙げて解説していきます。
・ライセンス管理における不備
・資産保護の困難さ
ライセンス管理の不備
個人版のアドビ製品を複数の社員が使用すると、ライセンスの管理が非常に難しくなります。個人版のライセンスは個人に紐付いており、ライセンスを一括管理する仕組みがないためです。
社員が入れ替わるたびに新たにライセンスを購入しなければならないのですが、例えば新たに購入せずに同じライセンスを他の社員に付け替えて使い回す、といったことをした場合は、アドビの規約違反となります。
▼アドビ基本利用条件 3.サービスおよびソフトウェアの使用
資産保護の困難さ
個人版の場合、ライセンスやアセット、制作物の権利は個人に帰属します。そのため、社員が退職する際に企業がその資産を保護することが難しくなる場合があります。
たとえば、あるデザイン事務所では、社員が個人版のアドビ製品を使用して制作したプロジェクトのデータを、退職後に個人のポートフォリオとして持ち出してしまったケースがありました。企業がこれまで積み上げてきた貴重なクリエイティブ資産が流出する、という事態になってしまいます。
個人版を使っていると、こういった状況になることも否定はできません。
では法人版を導入すれば解決するのか？法人版でどんなことができるのか？といった点を解説していきます。
まずライセンス管理という面で、法人版では専用の管理ツール「Admin Console」が利用できます。
Admin Consoleを利用すれば、ライセンスの追加、割り当て、管理を一元的におこなえます。
個人版のライセンスを使い回すなどの規約違反のリスクもなく、また利用中のすべてのプランをひとつの契約にまとめることができるため、支払いが簡潔で予算を立てやすくなります。さらに、Admin Consoleからはユーザーの追加やライセンスの付け替えが簡単に行えるため、急な退職や異動などの組織の変化にも柔軟に対応できます。
次に資産保護という面では、法人版を導入した時点でライセンスやアセット、制作物の権利が企業に帰属します。社員の退職時にも企業資産としてこれらを保護できるため、企業の知的財産が外部に持ち出されるリスクを回避できます。
また、該当のユーザーが退職した際は管理者がストレージにアクセスする権限を剥奪できる点と、そのユーザーがストレージにアップしていたデータを、他の人に付け替えることができる点でも安全性が高まります。
参考：ユーザーのアセットの再利用（アドビサイト）
企業がアドビ製品を活用する際には、個人版製品の利用に伴うリスクを十分に理解し、適切な管理体制を構築することが重要です。
法人版のアドビ製品を導入することで、Webベースの管理ツール「Admin Console」による一元的なライセンス管理、企業資産の保護といったメリットを享受でき、企業のリスクを最小限に抑えながら、効果的に製品を活用することが可能です。ビジネスの成長と安全を確保するために、法人版の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
個人版と法人版を比較した記事もありますので、合わせてご確認ください。
いかがだったでしょうか？今回は企業がアドビの個人版製品を使用・管理するリスクと法人版のメリットについてご説明しました。
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記事は2024年10月24日現在の内容です。
