2022年1月に改正電子帳簿保存法（電帳法）が施行され、書類の電子データでの保存方法が変更されました。これによって電子取引データは紙媒体での保存方式が廃止されました。やむを得ない事情がある場合は対応が2年間猶予されるとはいえ、多くの企業が改正後の電子帳簿保存法への対応を進めているのではないでしょうか。
しかし「そもそも何がどう改正されたかが分からない」「どんなものが電子取引にあたるのか」「どうやって対策をすればよいのか」と疑問を抱えている担当者も多いでしょう。電子帳簿保存法の改正内容・改正ポイント・改正後の対策方法について解説します。
電子帳簿保存法（以下：電帳法）は書類の電子データ化保存を認める法律であり、保存区分が以下の3つに分かれています。
電子帳簿等保存：電子データで作成した帳簿書類等をデータのまま保存すること
スキャナ保存：紙で受け取った領収書・見積書等の書類を画像データで保存すること
電子取引データ：電子的に取引した情報をデータで保存すること
改正後の電帳法では、電子取引情報のデータ保存が義務付けられました。電子帳簿保存とスキャナ保存についても、要件の緩和・廃止がされています。
改正は納税環境整備の一環として行われたものとされ、財務省は以下のように説明しています。
経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、テレワークの推進、クラウド会計ソフト等の活用による記帳水準の向上に資するため、国税関係帳簿書類を電子的に保存する際の手続きを抜本的に見直しました。
引用元:「令和3年度税制改正について」|財務省
具体的には、区分ごとに次のような改正が行われました。
・電子帳簿等の電子保存について
従来の電子保存において必要であった税務署長の事前承認を廃止することで事務作業の軽減を図りました。また、ディスプレイや操作説明書の備え付けなど所定の要件を満たすことで、電子帳簿を電子データのまま保存可能となりました。これによって紙に出力して保存する必要がなくなったのです。
また、電子データの検索機能や訂正削除履歴を備えた電子帳簿に関しては信頼性が高いとして、過少申告加算税が5％軽減されます。
・スキャナ保存について
紙の領収書や見積書、もしくは注文書などの取引書類については、原本に代えてスキャナ画像を保存できるスキャナ保存制度があります。こちらも税務署長の事前承認は廃止されました。
また、スキャンしたデータと原本の突き合わせ作業が廃止されたため、スキャン後は即座に紙原本を廃棄できるようになりました。これはペーパーレス化を一層促進するための措置といえます。そのほか、タイムスタンプの付与要件も緩和されました。
しかし、緩和ばかりではなく、罰則が強化された部分もあります。電子データに関する不正が行われたときは重加算税を10％加重する措置が取られます。
・電子的取引データの保存について
電子メールで領収書や見積書、もしくは注文書などの取引情報をデータでやり取りする、もしくはインターネットサイトにて備品等を購入し領収書等のデータをインターネット上からダウンロードする、といったケースです。こちらは従来、取引データを紙に出力して保存していましたが、データのままの保存が義務付けられるようになりました。また本項目においても電子データに関する不正が行われたときは重加算税の10％加重措置が取られます。
より社会のデジタル化を推進するために、各種保存方法の要件緩和や廃止がなされていることが分かります。また、電子保存が「義務化」された電子取引データについては、より強くデジタル化の意思が反映されているといえます。
今回、電帳法ではさまざまな改正がなされています。区分ごとのポイントを詳しく確認していきましょう。
1 電子帳簿等保存の改正
主に事前承認制度廃止・保存要件緩和・過少申告課税軽減措置の整備がされました。
・事前承認制度廃止
従来、電子データで作成した国税関係の書類を電子保存するには、税務署長の承認を得る必要がありましたが、改正後はその必要はなくなりました。
・保存要件緩和
改正で電帳法上の電子帳簿と認められる書類は、要件の厳格な「優良電子帳簿」と、それよりは要件が緩い「その他の電子帳簿類」の2種類に分けられました。「優良電子帳簿」の要件を満たせない事業者でも、より要件が緩い「その他の電子帳簿類」を整えることで、電子化が推進しやすくなったといえます。
要件が厳格な「優良電子帳簿」ですが、それでも改正前と比較すると検索要件が緩和されています。例えば、従前の検索要件のひとつに、さまざまな検索項目により電子データを検索できること、という項目がありました。しかし、改正後は「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できれば要件を満たすようになりました。
・過少申告課税軽減措置
なお、要件の厳格な優良電子帳簿に該当する場合は過少申告加算税が5%免除されます。ただし、免除を受けるには税務署長に届出書を提出する必要があります。
2 スキャナ保存の改正
電子帳簿等の保存と同じく、事前承認制度がなくなり、検索要件が緩和されました。さらに、タイムスタンプ要件が緩和されました。
・タイムスタンプの付与にかかる要件の緩和
従来、タイムスタンプの付与期限は最短で「3営業日以内」でしたが、最長約2ヶ月と概ね7営業日以内に変更されました。また、紙の領収書や見積書等を受け取った者がスキャナで保存する際の自著が不要になり、付与にかかる手間が軽減されました。
・適正事後処理要件の緩和
スキャナ保存では保存時の不正防止のため、適正事後処理要件を満たす必要がありました。例えば、領収書や見積書などの原本とデータの確認が該当し、これは受領者以外の者が記録事項を確認しなければなりませんでした。紙原本の保存期間が長くなる、確認に人手が必要などの弊害がありました。
これらの要件が廃止されたことにより、より効率的にスキャナ保存の業務を進めやすくなったといえるでしょう。
なお、電子データ修正・削除の事実が残り、タイムスタンプの付与期限までにデータを保存したと確認できる会計システムやツールを使っている場合は、タイムスタンプ付与を不要とすることができます。
3 電子取引の電子保存の改正
電子帳簿等の保存と同じく、事前承認制度がなくなり、検索要件が緩和されました。さらに、タイムスタンプ要件が緩和されました。
電子取引データについては、紙出力による保存方式が廃止されました。請求書などの情報を電子取引でやり取りした場合は、データでの保存が義務化され、紙媒体での保存はできなくなったのです。
クラウドサーバー上の取引や、Web請求書発行システムの利用・PDFでの請求書のやり取りなども電子取引に該当するので、電子取引後の書類を紙媒体で保存しているなら、データ保存への切り替えが必要です。
単に電子データで保存すればよいわけではなく、日付・金額・取引先で検索できるようにしなければなりません。また、タイムスタンプの付与や、電子データ修正・削除の事実が残るシステムでの保存などによって改ざん防止のための措置を取ることが必要です。
2022年1月改正の電帳法によって、電子取引情報については必ず電子データで保存しなければならなくなりました。タイムスタンプの付与や検索要件など「改ざん防止のための措置」を準備できていない企業は、対策を講ずる必要があります。
ただし、やむを得ない事情がある場合は、対応を猶予する宥恕措置が取られました。これによって2023年12月31日までの間に対応すればよくなりました。ただし、あくまで猶予であり、施行が先延ばしされたわけではありません。猶予に安心することなく、早めの対応を心がけましょう。
ここからは電帳法改正への対策方法を解説します。
改正後電子帳簿保存法に対応したシステムの導入
検索要件やタイムスタンプの付与などにおいて要件が緩和されたとはいえ、スキャナ保存・電子取引など区分に応じた電子保存を行うのは簡単ではありません。社内でスムーズに電子保存を推進していくには、改正後の電帳法に対応したシステム・ツールを導入する方法がおすすめです。
Adobe Acrobatには、電子書類の編集・スキャンした紙書類の取り込み・遠隔地からでも電子署名・タイムスタンプ付与を可能にする機能など、改正後の電帳法に対応できる仕組みが数多く用意されています。
文書管理システムをあわせて導入すれば、電子書類を内容ごとに手間をかけず分類できるので、さらなる業務効率化を図ることができるでしょう。
ペーパーレス化を進める
電子化によって社内での書類の共有がしやすくなります。しかしなかには、「紙の書類の方が安心できる」という社員もいることでしょう。そのような場合、電子保存しながらも紙の書類も併用して利用し続けるかもしれません。しかし、紙の書類と電子書類を併用していると、管理が煩雑になってしまいます。そのため、紙の書類を前提とした業務ではなく、電子化を前提とした業務フローを検討します。書類のペーパーレス化を進めることで、紙で作成した契約書を電子化する工程を省くことが可能ですし、紙の書類と電子書類の併用によるフローの重複を防止できます。
ただし、ペーパーレス化を進めても、一部紙の書類は残ると考えられます。紙で作成した書類を電子化するフローもしっかりと整備しておきましょう。
改正後の電帳法に対応するには、まず、現状の電子保存が要件を満たしているか、自社のシステムが改正後の内容に即しているかどうかを確認します。要件を満たしていない部分は対応を検討しますが、無理のない業務プロセスを組むことや、現場の負担が少ない運用を行うことが重要です。現場の負担を軽減するためには、電子化に有効なツールの活用が有効です。
Acrobatはどのデバイスからでも電子書類を作成・共有でき、電子署名や、紙のデータをスキャンしてPDF形式で保存ができます。改正された電帳法に対応するために、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
詳細はこちらをご覧ください。
Adobe Acrobat /株式会社Too
参考：
「令和3年度税制改正について」|財務省（PDF）
電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁（PDF）
教えて！令和3年度改正 電子帳簿保存法｜国税庁（PDF）
納税環境整備｜財務省
ライセンスの見直しの際には、アドビ取り扱い30年以上・経験豊富なスタッフの多いTooにご相談ください。 Tooはアドビ正規販売代理店 最上位のプラチナリセラーです。
法人版限定のディスカウントもあります。
ありがとうございました。
今後も最新情報やTIPSなど配信していきますので、ぜひご覧ください！
記事は2022年9月 1日現在の内容です。
